Backoffice – Effizantes Büro

Das Backoffice muss sich um alles kümmern, was nötig ist, damit die Organisation funktioniert.

Backoffice bedeutet 1000+1 Kleinigkeiten. Wenn auch nur eine davon nicht richtig funktioniert, stockt der gesamte Betrieb.

Das Backoffice kümmert sich um viele Aufgaben
Automatisieren Sie Aufgaben, verwalten Sie alle Daten
Unterstützung für ein effizientes Büro
Prozesse, die standardisiert werden sollten
Back-End für Ihr Business

Unersetzbarkeit ist ein Zeichen für mangelhafte Informationsverarbeitung und fehlende Automatisierung.

Das Backoffice kümmert sich um viele Aufgaben

Bearbeitung von internen Anfragen und Aufträgen
Entgegennahme von Informationen über Webformulare (z. B. Anfragen, Anfragen)
Sicherstellung von Zertifikaten und Dokumentation der Tätigkeiten für Audits und Kontrollen
Bestellungen und Lagerhaltung für Produktion, Dienstleistungen und Büro – von Bauteilen für Montageteams bis zu Ersatzlampen, von Sägenöl bis zu Kaffee, Stühlen und Firmenfahrzeugen
Bearbeitung von Mitarbeiteran- und -abmeldungen, Urlaubsplanung, Krankmeldungen usw. Auch wenn Sie einen externen Personalverwalter haben, müssen Sie ihm die Unterlagen zur Verfügung stellen und die Daten verwalten
Bearbeitung von Beschwerden und Anforderungen der Mitarbeiter zu allen möglichen und unmöglichen Dingen
Bereit sein, wenn der Strom ausfällt oder ein Rohr am Eingang bricht

Automatisieren Sie Aufgaben, verwalten Sie alle Daten

Aufgaben verwalten
Informationen speichern und teilen
Informationen über Mitarbeiter, Verantwortlichkeiten und Eigentum aufbewahren
Termine überwachen und erinnern
Aufgaben und Pflichten weitergeben, wenn jemand „ausfällt“. Sei es wegen Krankheit oder einer Flut an anderen Aufgaben.

Unterstützung für ein effizientes Büro

30% der Kapazitäten werden durch effizientes internes Management eingespart.

Die Kreativität der Mitarbeiter sollte nicht dafür genutzt werden, um jedes Mal zu überlegen, wie man ein neues Projekt startet, eine Krankmeldung an die Personalabteilung schickt oder eine Kundenanfrage an einen Kollegen weiterleitet. Die Kreativität der Menschen dient der Verbesserung von Produktionsprozessen und der Entwicklung neuer Dienstleistungen.

Wir automatisieren routinemäßige Unternehmensprozesse, damit sie reibungslos ablaufen, ohne dass jemand darüber nachdenken muss.

Prozesse, die standardisiert werden sollten

Routinemäßige alltägliche Prozesse

Agenda des Vorgesetzten – Erinnerungen, Vorbereitung der Besprechung, Versand des Protokolls an die Teilnehmer. Wir machen das mehrmals im Jahr, warum also nicht automatisieren?
Wiederkehrende Geschäftsprozesse – Bearbeitung von Anfragen, Angeboten
Abwicklung wiederkehrender Aufträge – Gleiche Verfahren führen zu den gleichen Ergebnissen
Projektstart und -management – Auch wenn jedes Projekt inhaltlich unterschiedlich ist, sind die Managementprozesse gleich: Datenablage, Teamaufbau, Aufgabenverteilung, Projektberichte
Reguläre Personalagenda – Urlaub, Krankmeldung, Beschwerden
Regelmäßige Aufgaben der kaufmännischen Verwaltung – Genehmigung von Rechnungen, Inkasso, Kassenkontrolle. Alle diese Tätigkeiten sollten in den kaufmännischen Vorschriften beschrieben sein. Besser ist es jedoch, direkt Aufgaben zu definieren und anstelle von Vorschriften dokumentierte Arbeitsabläufe zu verwenden, die Teil der zugewiesenen Aufgaben sind.

Wiederkehrende qualifizierte Tätigkeiten

Auch qualifizierte Tätigkeiten werden in Unternehmen häufig durchgeführt. Durch die Standardisierung dieser Aufgaben spart man nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Abhängigkeit von einzelnen Personen. Man sollte nie über eine Aufgabe nachdenken und sagen „Das kann niemand anders als …“.

Die Hauptversammlung oder Eigentümerversammlung organisieren
Über strategische Entscheidungen abstimmen
Durchführung einer Evakuierungsübung
Vorbereitung auf Ransomware-Angriffe üben

All diese und viele weitere Tätigkeiten wird die Automatisierung des Backoffice erheblich vereinfachen. Was einst ein Albtraum war, wird zu einer routinemäßigen Angelegenheit, bei der jeder weiß, wie man vorgeht. Und falls jemand aus dem Team ausfällt, kann ein Kollege dank der beschriebenen Verfahren leicht einspringen.

Back-End für Ihr Business

Haben Sie eine Idee für einen neuen Service im Internet und benötigen ein Back-End? AyMINE bietet Ihnen ein komplettes Back-End. Sie sparen 90% der Vorbereitungszeit und bringen den Service viel schneller auf den Markt.

Und nicht zuletzt ist der langfristige Betrieb kostengünstig. Das System benötigt keine zusätzlichen kostenpflichtigen Cloud- oder anderen Dienste, sondern nur Hosting. Es ist auch nicht gefährdet, falls ein anderer Anbieter seinen Service einstellt.

Warum bereits entwickeltes entwickeln? Konzentrieren Sie sich auf Ihre Vision

Was Sie brauchen, um erfolgreich zu sein

Wir haben Erfahrung mit einer Vielzahl von Systemen und wissen, dass Sie für den Erfolg einzigartig sein müssen, unverwechselbar, eine Idee haben und diese leicht umsetzen können.

Einzigartigkeit benötigen Sie dort, wo der Kunde sie schätzt – im Service, in der Art und Weise, wie Sie ihn anbieten, wie flexibel Sie sind. Darauf sollten Sie sich konzentrieren.

Dagegen werden Sie intern die standardisierten Prozesse und Lösungen für die Bearbeitung Ihrer Dienste besonders schätzen.

Intern benötigen Sie vor allem Effizienz und Flexibilität

Innerhalb des Teams benötigen Sie ein funktionierendes, effizientes Büro. Sie möchten:

Aufgaben flexibel verteilen, egal wo sich die Mitarbeiter befinden. Sie wollen kein rigides Prozesssystem, das Ihnen im Weg steht. Ihre Prozesse entstehen gerade erst, daher können Sie sie nicht in ein starres System zwängen.
Sie benötigen einen Überblick über Aufträge
Sie müssen den Vertrieb steuern. Dies werden Sie kreativ und vielseitig tun, weil Sie gerade herausfinden, was auf dem Markt funktioniert
Sie müssen bequem mit Informationen, Ideen und Gedanken arbeiten. Heute haben Sie Ideen, aber nicht die Zeit, sie umzusetzen. Aber sie dürfen nicht verloren gehen.
Auch wenn es nicht so scheint, werden Sie wahrscheinlich bald das Vermögen verwalten müssen. Nicht für die Buchhaltung, sondern für die interne Verwaltung. Sie müssen wissen, was Sie auf Lager haben. Was die Mitarbeiter ausgeliehen haben, was die Montagetrupps auf ihren Reisen haben. Was für den nächsten Auftrag verfügbar ist und was nicht – selbst wenn es noch auf dem Lager liegt. Nur wenige Unternehmen haben überhaupt kein Vermögen, und die gewöhnliche Buchhaltung liefert Ihnen diese Informationen nicht. Und externe Buchhaltungsdienste schon gar nicht.

Nutzen Sie eine fertige Lösung, die Sie einfach integrieren können

AyMINE bietet Ihnen alles, was Sie benötigen. Vom Support Ihrer Ideen über Aufgabenmanagement bis hin zur Verbindung Ihrer Daten mit den Online-Diensten, die Sie anbieten.