Модуль керування завданнями та інформацією

Модуль спільно керує не тільки завданнями, але і всією інформацією, необхідною для роботи. Підтримує як індивідуальні, так і групові завдання, розбиваючи діяльність на області або проекти.

• Виділення завдань і контроль за їх виконанням
• Завдання в мобілізації працівників
• Документація виконаних кроків і перевірок

Керування програмами

Підтримання порядку денного включає в себе всі кроки – планування, автоматизацію підготовки порядку денного, ведення нарад, облік участі, створення та моніторинг завдань на нараді, підтримка голосування, створення протоколів.

Підтримка прийняття рішень

Прийняття рішень підкоряється як інформаційній, так і процесуальній стороні.

Для прийняття рішення можна задокументувати
З мотивів, пропозицій,
** Аргументи учасників
Хто приймав участь у прийнятті рішень (голосував, аргументував)

Процесуально система підтримує всі використовувані способи прийняття рішень:

• Індивідуальне рішення – рішення, винесене одним працівником, який бере на себе відповідальність за нього
• Рішення голосування – рішення, поставлене на голосування групою осіб. Голосування може бути як онлайн, так і дистанційним.

Завдання – інструмент командної співпраці

Завдання в AyMINE розуміється в значно більш загальному значенні, ніж, наприклад, в MS Outlook (куди можна синхронізувати завдання з обмеженнями).
Завдання може виконувати одна людина, але, як правило, її мають принаймні дві – одна, яка відповідає за завдання, інша – яка її виконує. Але часто підходить ціла команда співпрацюючих людей.

Роль у командному завданні

Завдання дозволяє зібрати команду і визначити, хто і чому в команді. Попередньо визначені наступні ролі, але якщо їх недостатньо, то можна доповнити власні:

• Відповідальна особа, це людина, яка відповідає за завдання, і перевіряє, що воно буде завершено.
• Виконавець це той, хто отримав рішення завдання для виконання. Звичайно, це може бути і відповідальна людина, але часто це не так.
• Співробітник бере участь у вирішенні
• Затверджувач це той, хто схвалює, наприклад, покупки, які необхідні
• Автентифікатор підходить, коли ви хочете 4 очі і зазначити, хто перевірив роботу, перш ніж йти далі
• Аудитор підходить, коли потрібно дотримуватися стандартів, наприклад, ISO 9001, Automotive SPICE. Аудитор зберігається на завданні, і ви можете, навіть при пізнішому нагляді, легко підтвердити, хто що аудитував.

Завдання працюють і без процесів

Автоматизація процесів підвищує ефективність рутинної діяльності. Але для багатьох важливих видів діяльності автоматизація не має сенсу і часто заважає в роботі. Модуль був розроблений для заохочення повноцінної роботи без заздалегідь визначених процесів; навпаки, веде до відкритої співпраці та роздумів над діяльністю замість рутинної процедури.

У заходах, що управляються ad-hoc, можна ефективно використовувати завдання, щоб мати ідеальний порядок на роботі.

Управління інформацією

Інформацію можна категоризувати в системі, створювати нові версії і ділитися нею з зазначеними людьми. Документи також можуть бути включені в систему управління
документами (докладніше).

Інформація може створюватися в різних мовних версіях, включаючи підтримку автоматичного перекладу. Переклади зберігаються разом, тому завжди можна перевірити, чи не є вони оманливими або неповними.

Інформація може бути опублікована в Інтернеті у формі електронної дошки оголошень.

Ви також можете знайти інформацію про модуль в документації користувача модуля.

Управління завданнями є основою процесуального рішення. Як AyMINE процесуальне керівництво вирішує, описано в окремому розділі тут.