Ефективні внутрішні комунікації
Ефективність спілкування – це великий біль багатьох фірм усіх розмірів і одна з найпоширеніших причин виходу людей. У нас є рішення, яке дозволяє компаніям економити в середньому 1/3 витрат.
- Кількість повідомлень електронної пошти
- Надто багато інформації
- Відсутні інструменти
- Бракує досвіду
- Компанія переросла власні процеси
- Повна підтримка зв'язку
- Економія внутрішніх листів
- Миттєва публікація результатів
- Почніть зараз і безкоштовно
- Вас може зацікавити
Проблеми комунікації середніх і великих компаній
Проблеми, які мають великі фірми, виникають як від самого розміру команд, так і від складних обов'язків і правил.
Кількість повідомлень електронної пошти
У внутрішньому спілкуванні все ще домінують електронні листи, хоча це дуже неефективний спосіб спілкування. Не є винятком і те, що керівники мають навіть 100 електронних листів на день, а також мають сотні непрочитаних повідомлень.
Проблема безлічі електронних листів обтяжує не тільки керівників, а й виконавців. Чи то тому, що їхні листи ведучі не встигають читати, тому вони не мають реакції на важливі речі або мають важливу інформацію в електронній пошті, вирвану з контексту.
Досвід компаній свідчить, що як мінімум 50%, але для керівників часто 90% листів – це листи "для інформації" – щоб адресат міг потім подивитися, як вирішувалося те чи інше питання, а не шукати в людей і питати. Таким чином, люди створюють власний блокнот з електронної пошти – knowledge base.
Надто багато інформації
Великі компанії завалюють своїх працівників великою кількістю інформації. Інформації часто не вистачає якісної структури, вона не пов'язана і повідомляється людям в той час, коли автор її вигадав, а не тоді, коли адресат її потребує.
Ефективне спілкування не означає, що інформація не повинна створюватися або не повинна бути доступною, а доступною тоді, коли вона потрібна одержувачу.
Неефективні наради
Мабуть, найпоширенішими скаргами людей на спілкування є неефективні консультації. Це складна проблема, починаючи з недосвідченості організаторів постійно, через неналежно налаштовані процеси (наприклад, обов’язок обговорювати речі на нараді, навіть якщо нарада не приносить користі), аж до відсутніх інструментів «онлайн» корпоративного спілкування.
Ефективні консультації потрібні не тільки досвідченим менеджерам, але й автоматизації. І останнє, але не менш важливе, інші канали комунікації, які можуть замінити значну частину наради і таким чином потреба зустрічатися, щоб обмежитися.
Складні правила з занадто великою кількістю змін
Чим більша компанія, тим більше внутрішніх правил вона має. У великих компаніях не виключено, що щотижня або частіше працівники отримують інформацію про зміни в регламенті. Крім того, що цей спосіб дуже дорогий (час читання × кількість читачів, тобто тисячі годин на рік), він також дуже неефективний. Неможливо, щоб люди пам'ятали всі зміни, в кращому випадку вони пам'ятають, що правила змінилися.
Динамічне управління завданнями, прив'язане безпосередньо до нормативної бази, дозволяє істотно спростити цей зв'язок. Це робить роботу більш якісною і заощаджує багато для того, щоб стати в нагоді. І, нарешті, людям буде легше працювати.
Проблеми комунікації малого бізнесу
Особливо малим підприємствам бракує засобів та культури. І те, й інше обумовлено невеликими інвестиціями у внутрішню організацію та відсутністю досвіду.
Відсутні інструменти
Маленькі компанії часто не мають нічого, крім електронної пошти. Відсутні інтранет-сторінки, спільні каталоги, «knowledgebase» та багато інших інструментів, які мають великі компанії.
Інструменти часто відсутні через те, що немає знань про те, як їх використовувати, тому немає кому їх брати на себе. Малий бізнес також більше економить, і будь-які інвестиції у внутрішню культуру більше розглядаються.
Бракує досвіду
Досвід є важливим кроком для того, щоб переконатися, що щось дійсно допомагає нам. Коли немає можливості перевірити, що інвестиції окупаються, важко аргументувати це внутрішньо.
Компанія переросла власні процеси
Хоча 5 нових працівників у великій фірмі не мають впливу на її функціонування, в малій фірмі вони означають суттєве збільшення, яке потребує внутрішніх змін. Необхідно змінити способи обміну інформацією, комунікації та управління. Коли фірма внутрішньо не росте, проблеми накопичуються і незабаром починають впливати і на інші частини функціонування зростаючої команди.
Не є винятком і те, що в малих і середніх фірмах до більшості рішень, угод і інструкцій не вистачає записів. Все вирішується усно, по телефону, можливо, повідомленнями через SMS або навіть WhatsApp.
Знову ж таки, наслідком відсутніх правил є мала ефективність, але також часто виникають суперечки і плутанини, які безпосередньо виявляються в якості продукції і послуг.
Повна підтримка зв'язку
З AyMINE ви отримаєте підтримку ефективного спілкування:
- Внутрішній зв'язок – "messaging", який замінить електронні листи, в т.ч. варіанти перекладу для міжнародних команд
- Дискусійні групи для вирішення більш складних тем в Інтернеті, а також для коментарів пропозицій і правок
- Оцифровування керівництва шоу – автоматизована підготовка та спільне використання програм (порядку денного наради), а згодом і зарахування.
- Управління документами та контрольована документація
- Розповсюдження інформації про рішення, в т.ч. видання нової директиви (хоча ми рекомендуємо більш ефективні методи)
- Динамічне управління завданнями, пов'язане з системою якості / внутрішніми директивами (замінює необхідність інформувати про зміни)
«Основа ефективної комунікації – це не зниження обізнаності. Найбільші поліпшення принесуть два простих правила:
- Замість того, щоб доносити до людей якомога більше інформації в той час, коли вона виникає, і у спосіб, який підходить автору, потрібно надавати лише корисну інформацію, а саме в той час, коли вона потрібна людині.
- Ділитися інформацією потрібно в найпростішій формі».
Способи внутрішньої комунікації
Одним з найважливіших інструментів комунікації є обмін інформацією та взаємна обізнаність про роботу. Завдяки цьому людям не потрібно шукати і надсилати інформацію, таку як зразки документів, описи завдань, звіти, хто чим займається і як довго тривала робота, і т.д. Ефективний обмін рятує "непродуктивне спілкування", коли ми шукаємо щось, щоб робити власну творчу роботу.
Для спілкування доступні:
- Швидкі повідомлення між працівниками – попередження, повідомлення
- Загальні примітки до об'єктів
- Записи про власну діяльність
- Дискусійні форуми
- Повна документація наради, прийняття рішень
- Автоматично згенерована інформація про інформування
- Інтранет і дошки оголошень
Ефективному спілкуванню сприяє і його автоматизація в рамках підтримуваних процесів, наприклад:
- Автоматична передача завдань: Немає необхідності нічого надсилати для нового або переданого завдання, працівник отримує інформацію автоматично
- Голосування: Коли потрібно щось в компанії, проекті або команді вирішити, просто відкрийте голосування і виберіть, хто бере в ньому участь. Про голосування, варіанти та результати всі зацікавлені особи повідомляються автоматично.
- Рішення та зміни до директив: Частиною директиви або рішення завжди є огляд людей, яких це стосується. Ці люди можуть бути автоматично повідомлені відповідним чином, не турбуючись про інформування, переривання та документування процесу.
- Наради: Система автоматизує всі комунікації, що стосуються порядку денного від запрошення, надання доступу до порядку денного, роботи наради та реєстрації
- Веб-форми: Пропозиції, скарги, whistleblowing, питання щодо GDPR, зацікавлений у роботі – компанія повинна мати форми, що дозволяють пряме спілкування через сайт. Система через сайт служби приймає стимул з форми і автоматично створює завдання та інформує працівників.
Інструменти для спілкування з громадськістю та діловими партнерами
- Публічно опубліковані дошки
- Швидкі захищені повідомлення між компаніями (надсилаються безпосередньо AyMINE, а не електронною поштою)
- Веб-сервіси для оркестрування процесів через системи та обмін даними
- Веб-сервіси для отримання інформації та запитів з сайту
Економія внутрішніх листів
Найчастіше система замінює внутрішні комунікації електронною поштою на ефективніші. Ми провели аналіз багатьох електронних листів як керівників, так і виконавчих працівників і шукали, які можна замінити більш ефективною роботою або комунікацією. Дослідження показало, що можна зменшити кількість внутрішніх листів на 30-90%, змінюючи способи спілкування людей:
- Ефективний обмін інформацією (немає необхідності надсилати її електронною поштою)
- Огляд виконаних завдань (немає необхідності повідомляти, що робота завершена)
- Workflow, що підтримує роботу команди, що вирішує завдання (ви передаєте завдання, і немає необхідності надсилати електронну пошту для цього.)
- Видалення листів, якими працівники прикривають спину, щоб підтвердити, що вони щось сказали або зробили (Система безпосередньо реєструє завершення або передачу завдань, створюючи докази того, ким вони займалися. Електронна пошта стає абсолютно непотрібною.)
Миттєва публікація результатів
AyMINE дозволяє виставляти інформацію на публічну дошку (наприклад, офіційну дошку) безпосередньо із системи. Ви можете публікувати на будь-яку кількість дошок. Дошки можуть бути доступними:
- Будь-кому з Інтернету
- В рамках інтранет зареєстрованим користувачам
- Тільки вибрана група користувачів
Якщо ви публікуєте інформацію кількома мовами, то для кожної мови можна створити окрему дошку оголошень і одну і ту ж інформацію з перекладом публікувати різними мовами. Дозволяється редагувати дошки за власним бажанням за допомогою стилів.
Створити акаунтПочніть зараз і безкоштовно
Створіть корпоративний обліковий запис, і ви зможете негайно приступити до роботи. Спробуйте всі переваги і переконайтеся, що ви можете заощадити багато часу.
Ми створимо вам обліковий запис і одночасно укладемо з вами односторонню угоду про захист ваших даних. Просто, ми гарантуємо вам, що всі дані надійно захищені та розміщені на серверах у Європейському Союзі.
Управління інформацією
Управління завданнями
Чесько-українські комунікації