DMS – Elektronische Verwaltung von Informationen und Dokumenten
Das Modul gewährleistet die Verwaltung des Zugriffs auf Dokumente, ihre eindeutige Identifikation und die Integration in Prozesse, die mit Dokumenten arbeiten.
- Das Modul gewährleistet die Verwaltung des Zugriffs auf Dokumente, ihre eindeutige Identifikation und die Integration in Prozesse, die mit Dokumenten arbeiten.
- Dokumentenverwaltung
- Dokumentenschutz
- Aktenführung und Archivierung nicht nur für Dokumente
- Elektronisches Schwarzes Brett
- Integration von Dokumenten
- Dokumente sind nicht ideal für das Informationsmanagement
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AyMINE sorgt für eine umfassende Informationsverwaltung. Dokumente werden nicht isoliert von anderen Arbeitsbestandteilen behandelt, sondern sind ein natürlicher Bestandteil der Informationen, mit denen sie sich ergänzen. Dokumente können Teil aller Arten von Datensätzen sein – von Aufgaben über Projektdaten bis hin zur Personalakte eines Mitarbeiters.
AyMINE hilft jedoch auch dabei, weniger Dokumente zu benötigen als früher. Es automatisiert die Dokumentation und Verwaltung, sodass Sie dank AyMINE auf viele vorher notwendige Dokumente ganz verzichten können, da Sie eine zuverlässige elektronische Aufzeichnung ohne Dokumente erhalten.
Dokumentenverwaltung
Das System umfasst die Dokumentation aller Objekte, die eine Dokumentation benötigen. Jedes Dokument erhält Schlagwörter und eine Historie.
- Eindeutige Identifikation von Informationen (Aktenzeichen)
- Speicherung von Dokumenten bei Aufgaben und Informationen
- Versionsverwaltung – Erstellen neuer Versionen und Archivierung älterer Versionen
- Pakete – Konfigurations- und Archivierungspakete ermöglichen das Erstellen von Dokumentensätzen und deren Schutz vor Verlust. Gleichzeitig verhindert die Zuordnung zu einem Paket nicht dessen weitere Nutzung.
Dokumentenschutz
Jedes Dokument und jede Information ist innerhalb des Projekts oder des Bereichs, zu dem sie gehören, geschützt. Der Schutz kann auch durch ihre Zuordnung zu einem Ordner erfolgen, der Änderungen oder den Zugriff auf die Informationen verbietet.
Aktenführung und Archivierung nicht nur für Dokumente
Das Informations- und Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die Verwaltung ihres Lebenszyklus, Schutz vor Löschung, die Erstellung von Ordnern und deren Archivierung:
- Erstellung von Archivierungspaketen
- Verwaltung des Archivierungsinhalts
- Sperren von Informationen in der Archivierung (Zugriff nur zur Ansicht oder gar nicht)
Elektronisches Schwarzes Brett
AyMINE ermöglicht das Erstellen von elektronischen schwarzen Brettern und das Veröffentlichen von Informationen in verschiedenen Sprachen. Informationen aus dem System können so in verschiedenen Formaten des Schwarzen Brettes veröffentlicht werden.
Die Verwaltung des Schwarzen Brettes ermöglicht es, Rechte zu definieren, wer auf das Schwarze Brett veröffentlichen darf, und erfordert gegebenenfalls die Genehmigung durch den Administrator des Schwarzen Brettes vor der Veröffentlichung.
Integration von Dokumenten
Ein wesentlicher Vorteil von AyMINE ist die Integration des Dokumentenmanagements in andere Aktivitäten – das Management des Projektbüros, das Qualitätsmanagementsystem, die Dokumentation der gesteuerten Verfahren (z. B. Prüfungen, Tests) und das Personalwesen. Das DMS – Dokumentenmanagement – ist daher kein eigenständiges System, sondern ein natürlicher Bestandteil der Arbeit.
Dokumente sind nicht ideal für das Informationsmanagement
AyMINE enthält ein vollwertiges DMS – Dokumentenmanagementsystem. Dennoch sind wir der Überzeugung, dass die Bedeutung von Dokumenten häufig überschätzt wird. Sie haben einen unverzichtbaren Platz in der Kommunikation zwischen Organisationen, sollten jedoch nicht die Grundlage der internen Kommunikation oder Informationsverwaltung sein. Die Grundlage des effektiven Informationsaustauschs sind nicht Dokumente, sondern qualitativ hochwertige strukturierte Informationen.
"Messungen haben gezeigt, dass Menschen bei der Erstellung von Dokumenten im Durchschnitt mehr als 50% ihrer Zeit mit der Gestaltung und Form der Dokumente verbringen, nicht jedoch mit deren Inhalt."
Mehr als DMS – Veränderung des Zugriffs auf die Arbeit mit Informationen
AyMINE enthält ein vollwertiges DMS – Dokumentenmanagementsystem. Die Grundlage für effektiven Informationsaustausch sind jedoch nicht Dokumente, sondern qualitativ hochwertige strukturierte Informationen.
Nachteile von Dokumenten in der Kommunikation
Obwohl Dokumente für viele Menschen immer noch die erste Wahl sind, wenn es darum geht, Informationen zu speichern, sind sie häufig nicht die beste Lösung. Ein Beweis dafür sind Informationen, die in MS Excel-Dokumenten gespeichert werden, die oft genau die Notwendigkeit ersetzen, mit vielen Teilinformationen zu arbeiten.
Das Schreiben eines Dokuments ist typischerweise 100% aufwändiger, als einen Informationsdatensatz zu erstellen. Messungen zeigen, dass ein Mitarbeiter beim Erstellen eines Verfahrensdokuments mehr als die Hälfte seiner Zeit mit der Formatierung, der Wahl der Vorlage, der Styles, der Reichweite und dem Platzieren des Dokuments verbringt. Aus diesem Grund schreiben viele Menschen Informationen lieber in eine E-Mail, sodass die Empfänger sie dann in ihren E-Mails haben, aber sie gelangen nie weiter.
Effektive Organisation von Informationen, nicht von Dokumenten
Effektive Informationsverwaltung ermöglicht strukturierte, prägnante Informationen, die durchsucht, sortiert und gefiltert werden können. Auf dieses Ziel haben wir uns mit AyMINE fokussiert und ein System entwickelt, das es Ihnen ermöglicht, mit Unternehmensinformationen auf diese Weise zu arbeiten. Basierend auf der Analyse von Unternehmensaufzeichnungen haben wir Dutzende von Informationstypen definiert, mit denen gearbeitet wird, und nicht nur Werkzeuge für deren Erfassung vorbereitet, sondern auch ihre Verbindung mit anderen Funktionen hergestellt. Dadurch wird die Arbeit mit ihnen automatisiert und erheblich vereinfacht.
Dokumente haben weiterhin ihren Platz
Obwohl die meisten internen Informationen keine Dokumente benötigen, benötigt jedes Unternehmen dennoch Dokumente. Dies betrifft insbesondere die externe Kommunikation – z. B. verbindliche Angebote und Verträge, aber auch interne Aufzeichnungen – z. B. Protokolle.
Das System bietet eine effiziente Verwaltung von Dokumenten und deren Versionen. Es ermöglicht Volltextsuche, Zugangskontrolle, Dokumentenschutz sowie Werkzeuge, die die wiederholte Speicherung von Dokumenten verhindern und somit Speicherplatz auf Festplatten sparen.
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