Effizientes Unternehmen

Durch die Untersuchung des Verhaltens von Teams und Mitarbeitern hat die Forschung die häufigsten Gründe identifiziert, warum Unternehmen ineffizient sind.

Genauigkeit bei der Aufgabenverteilung

Die Aufgabenverteilung ist für viele Führungskräfte wenig glamourös. Andere genießen es, aber das bedeutet nicht, dass sie es effektiv tun. Bei AyMINE erhalten Sie ein System, das auf jahrelanger Erfahrung basiert, die sich in Standards und Manager-Schulungen widerspiegelt – es kombiniert die Automatisierung der Aufgabenverteilung mit einem ausgeklügelten System zur Verwaltung der Aufgabenverantwortung.

Unternehmen verlassen sich oft, zum Beispiel, auf Aufgaben in MS Outlook. Aber ihr Problem ist, dass es immer nur eine Aufgabe für einen Mitarbeiter ist und die Kontrolle über diese Aufgaben problematisch ist. Sogar die meisten anderen Workflow-Management-Tools vergeben Aufgaben auf eine Weise, die sehr oft unpraktisch ist, weil man eine Aufgabe nicht mehreren Personen zuweisen kann – einer Gruppe von Leuten, die die Aufgabe übernehmen und erledigen.

AyMINE bringt Ihnen die modernste Art der Aufgabenverwaltung, die Sie finden können. Es kombiniert Integration mit Methoden und Standards, Automatisierung und auch Flexibilität, die Workflow-Systeme Ihnen nicht bieten.

Speicherung von Informationen und Dokumentationen aller Art

Eine gute Verwaltung von operativen und archivierten Dokumentationen ist der Schlüssel zu einem effizienten Unternehmen. Informationen sind bei weitem nicht nur Dokumente – ganz im Gegenteil. Meistens ist eine andere Form effektiver als Dokumente, aber diese werden verwendet, weil es nichts Besseres gibt.

AyMINE ist ein umfassendes Informationssystem, das es Ihnen ermöglicht, Informationen strukturiert zu speichern, aber gleichzeitig ist es ein vollwertiges DMS (Dokumenten-Management-System). Sie können strukturierte Informationen, Aufgaben, Entscheidungsfindungen in anderen gängigen Agenden mit Dokumenten wie Verträgen, Bestellungen, aber auch Anforderungen usw. einfach verknüpfen.

AyMINE bietet Ihnen auch eine Archivierungsfunktion für Dateien, sodass Sie Dokumente langfristig archivieren können, mit der Gewissheit, dass Sie die volle Kontrolle über den Zugriff auf diese Dokumente haben.

Arbeitszeiterfassungen

Auf den ersten Blick scheinen Stundenzettel kein wichtiges Objekt zu sein – abgesehen von der grundlegenden Notwendigkeit, die gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung zu erfüllen und die Arbeit der Mitarbeiter zu kontrollieren.

Effektive Stundenzettel müssen natürlich dazu in der Lage sein, Ihre gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen, sollten aber auch einen Zweck erfüllen. Sie sind ein wichtiges Werkzeug für Planung, Qualitätskontrolle und die Bewertung der Effektivität des Unternehmens. Damit dies gelingt, müssen sie richtig strukturiert und unterstützt werden.

AyMINE legt großen Wert auf Berichterstattung. Daher können sie ein wertvolles Asset für das Unternehmensmanagement sein und gleichzeitig für die Mitarbeiter bequem sein.

Jeder hat schon einmal die Erfahrung gemacht, dass er die benötigten Informationen nicht finden konnte. Oft sogar Informationen, die er selbst kürzlich irgendwo abgelegt hatte.

Aber Informations­management umfasst viel mehr – das ganze Thema sollte mit einer Vision darüber beginnen, was wichtig ist. Teilen ist nur der 3. Schritt – zuerst muss es etwas geben, das geteilt werden kann.

Aber Information dient keinem Zweck, wenn sie nicht geteilt wird. Im Gegenteil, das Teilen mit allen ist meistens nicht wünschenswert. Oft ist es sogar gefährlich, illegal oder vertraglich verboten. Deshalb benötigen Sie ein leistungsstarkes Tool, das Ihnen erlaubt, zu kontrollieren, wer auf was zugreifen kann.

Informations­management

Automatisierung von Verpflichtungen

Die Einhaltung vieler Vorschriften und Standards ist ebenfalls eine wichtige Agenda für jedes Unternehmen. Egal, ob Sie Elektronik für Autos herstellen, Brücken bauen oder Kuchen backen. Jede Tätigkeit hat heute Verpflichtungen, die erfüllt werden müssen. Und genau dafür wurde die Compliance-Unterstützung von AyMINE entwickelt.

Übrigens haben wir die Automatisierung der durch Vorschriften erforderlichen Prozesse zuletzt behandelt, aber sie war von Anfang an Teil von AyMINE. Deshalb ist diese Unterstützung auch in andere Prozesse und Aktivitäten integriert.

Richtiges Management von Meetings

Meetings sind und werden immer die Grundlage für eine effektive Teamarbeit sein. Jeder hat wahrscheinlich schon einmal an einem Meeting teilgenommen, das er als lang, unnötig oder unproduktiv empfand. Sie scheinen auf den ersten Blick vielleicht nicht der wichtigste Punkt zu sein, aber ineffektive Meetings ziehen eine ganze Reihe von Problemen nach sich: verschwendete Zeit, dysfunktionale Entscheidungsfindung, fehlende Informationen. Oft sind sie die Essenz all der oben beschriebenen Probleme.

Meetings effizienter gestalten

Meetings wurden von den Mitarbeitern schon lange als eines der größten Probleme wahrgenommen, weshalb wir sie besonders genau unter die Lupe genommen haben.

Aber bei AyMINE haben wir Meetings auch aus einem anderen Grund genau beachtet – sie sind der Ort, an dem Entscheidungen getroffen werden, Aufgaben gelöst und Informationen diskutiert werden. Dies sind Aktivitäten, die sehr wichtig für die weitere Arbeit sind, und ein großes Problem vieler Teams ist fehlende oder nicht nachvollziehbare Informationen aus Meetings.