Back-office – Efektivní kancelář

Back office se musí postarat o všechno, co je potřeba, aby organizace fungovala.

Back office, to je 1000+1 maličkost. Když kterákoli nefunguje správně, v celé organizaci to skřípe.

Back office se stará o hodně činností
Automatizujte činnosti, spravujte všechna data
Podpora pro efektivní kancelář
Procesy, které mají být standardní
Back end pro váš business

Nepostradatelnost je znakem špatné práce s informacemi a chybějící automatizace

Back office se stará o hodně činností

Zpracovat interně poptávky a zakázky
Přijímat z webu informace přes formuláře (např. poptávky, dotazy)
Zajistit certifikáty, dokladovat činnosti pro audity a kontroly
Objednávat a držet na skladu, co výroba, služby i kancelář potřebují – od dílů pro montážní party po náhradní lampičky, přes mazivo pro pily po kávu, židle a služební auta.
Zpracovat nástup a odchod zaměstnanců, hlídání dovolené, ošetřovné atd. I když máte externího personalistu, musíte mu zajistit podklady a data spravovat
Řešit stížnosti a potřeby zaměstnanců na všechno možné i nemožné
Být připraven, když vypadne proud, nebo u vchodu praskne voda

Automatizujte činnosti, spravujte všechna data

Řídit úkoly
Uchovávat a sdílet informace
Uchovávat informace o zaměstnancích, odpovědnostech, majetku
Hlídat a urgovat termíny
Umět předávat úkoly a povinnosti, když někdo „vypadne“. Ať už kvůli nemoci, nebo návalu jiných povinností.

Podpora pro efektivní kancelář

30% kapacit ušetří efektivní interní řízení

Kreativita lidí nemá sloužit k tomu, aby pokaždé řešili, jak založit nový projekt, zaslat personálnímu oddělení nemocenskou, nebo přeposlat dotaz zákazníka kolegovi. Kreativita lidí slouží k zlepšování postupů ve výrobě, k nápadům na nové služby.

Zautomatizujeme rutinní firemní procesy, aby běžely tak, že o nich nikde nebude muset přemýšlet.

Procesy, které mají být standardní

Rutinní běžné procesy

Agenda vedoucího – upozornění, příprava porady, rozeslání zápisu účastníkům. Děláme to mnohokrát do roka, proč to neautomatizovat?
Opakované obchodní procesy – vyřízení poptávky, nabídky
Realizace opakovaných zakázek – stejné postupy povedou ke stejným výsledkům
Založení a vedení projektu – I když je každý projekt jiný svým obsahem, procesy řízení jsou stejné: umístění dat, založení týmu, úkolování, výkazy práce na projekt
Běžná personální agenda – dovolená, nemocenská, stížnost
Pravidelné úkoly hospodářské agendy – schvalování faktur, vymáhání pohledávek, kontrola pokladny. Všechny tyto činnosti by měly mít popis v hospodářské směrnici. Lepší je ale rovnou definovat úkoly a místo směrnic použít dokumentované pracovní postupy, které jsou součástí přidělovaných úkolů

Opakované kvalifikované činnosti

I kvalifikované činnosti dělá firma často. Jejich standardizací se nejenom ušetří čas, ale také sníží závislost na konkrétních jedincích. Nikdy byste neměli nad prací přemýšlet že "To neumí nikdo jiný, než …".

Zorganizovat valnou hromadu nebo jednání vlastníků
Hlasovat o strategickém rozhodnutí
Provést cvičnou evakuaci budovy
Nacvičit přípravu na ramsonware

Všechny uvedené a mnoho dalších činností automatizace back office zásadně zjednoduší. Co bylo noční můrou, stane se rutinní záležitostí, kde všichni vědí, jak postupovat. A pokud někdo z týmu vypadne, podle popsaných postupů ho snadno kolega nahradí.

Back end pro váš business

Máte nápad na novou službu na internetu a potřebujete back end. AyMINE vám kompletní back end poskytne. Ušetříte 90% času na přípravě a službu dostanete na trh mnohem rychleji.

A v neposlední řadě vás dlouhodobý provoz vyjde levně. Systém nepotřebuje žádné další placené cloudové ani jiné služby, jenom hosting. Není ani ohrožen tím, že jiný dodavatel své služby vypne.

Proč vyvíjet vyvinuté? Věnujte se své vizi

Co potřebujete, abyste uspěli

Máme zkušenosti s řadou systémů a víme, že pro úspěch potřebujete být jedineční, nezaměnitelní, mít nápad a snadno jej realizovat.

Jedinečnost potřebujete uplatit tam, kde ji zákazník ocení – ve službě, ve způsobu, jak ji nabízíte, jak jste pohotoví. Tomu je třeba se věnovat.

Naopak zavedené interní procesy a standardní řešení interního zpracování služeb oceníte především vy a vaši pracovníci.

Interně potřebujete hlavně efektivitu a flexibilitu

Dovnitř do týmu potřebujete fungující efektivní kancelář. Chcete

Pružně úkolovat lidi, ať jsou kdekoli. Rozhodně nechcete žádný upjatý procesní systém, který by vám překážel. Vaše procesy se rodí, takže je nemůžete do ničeho „zadrátovat“.
Potřebujete přehled o zakázkách
Musíte řídit obchod. Budete to dělat kreativně a různorodě, protože teprve zjišťujete, co na trhu funguje
Potřebujete pohodlně pracovat s informacemi, nápady, myšlenkami. Dneska máte nápady, ale ne čas je realizovat. Nesmí ale zapadnout,
I když se to nezdá, dost možná brzy budete potřebovat evidovat majetek. Ne pro účetnictví, ale pro interní správu. Potřebujete vědět, co máte na skladě. Co mají lidé rozpůjčované, s čím je montážní četa někde na cestách. Co je pro další zakázku k mání a co už ne – i kdy to třeba je na skladu. Jen málokterý business nemá žádný majetek a běžné účetnictví vám tyto informace nedá. A to externě vedené už vůbec ne.

Použijte hotové řešení, které snadno integrujete

AyMINE vám poskytne všechno, co potřebujete. Od podpory vašich nápadů, přes správu úkolů až po provázání vašich dat se službami nabízenými na internetu.