Efektivní interní komunikace

Vzkazy a diskuzní skupiny

• Rychlé vzkazy mezi pracovníky – upozornění, vzkazy propojené s předmětem, kterého se týkají
• Diskuzní skupiny pro řešení složitějších témat on-line, ale i připomínkování návrhů a revizí
• Digitalizaci řízení porad – automatizovanou přípravu a sdílení programu (agendy porady) a následně i zápisu.

Intranet a nástěnky

• Distribuce informací o rozhodnutích vč. např. vydání nové směrnice (i když doporučujeme efektivnější metody)
• Dynamická správa úkolů provázaná s metodikami a pracovní postupy vám mnoho komunikace ušetří

Důležitá pravidla pro efektivnost

• Informace jen pro ty, kterých se týkají
• Sdílení jednoduchou formou

• Rychlé vzkazy mezi pracovníky – upozornění, vzkazy propojené s předmětem, kterého se týkají
• Zápisy o vlastních aktivitách – podrobný log, který každý snadno najde
• Automaticky generované informace o informování
• Správa dokumentů
• K efektivní komunikaci přispívá i její automatizace v rámci podporovaných procesů, např.: Automatické předávání úkolů: Není třeba k novému nebo předanému úkolu nic zasílat, pracovník dostane informace automaticky
  Hlasování: Když je třeba něco ve firmě, projektu nebo týmu rozhodnout, stačí otevřít hlasování a zvolit, kdo se ho účastní. O hlasování, variantách a výsledku jsou všichni zainteresování informování automaticky
  Rozhodnutí a změny směrnic: Součástí směrnice nebo rozhodnutí je vždy přehled lidí, kterých se týká. Tito lidé mohou být vhodným způsobem automaticky informováni, aniž by bylo třeba se o informování, potrzení a dokumentaci procesu starat
  Porady: Systém automatizuje veškerou komunikaci týkající se porad od pozvánky, zpřístupnění agendy, práce na poradě i zápis
  Webové formuláře: Podněty, stížnosti, whistleblowing, dotazy ohledně GDPR, zájemce o práci – firma by měla mít formuláře, které umožňují přímou komunikaci přes web. Systém přes web službu přijme podnět z formuláře a automaticky vytvoří úkol a informuje pracovníky.

• Odlišíte vnější a interní komunikaci.
• Výrazně omezíte riziko úniku interních informací.
• Přehledným sdílením informací předejdete jejich přehlédnutím.
• Využívejte přehled o úkolech lidí v týmu. Nebude od nich potřebovat info, co je dokončeno.
• Předávjete si úkoly pohodlným workflow a nemusíte si o nich psát.

Neplýtvejte časem na emaily

• Pracovníci si nepotřebují krýt záda, aby doložili, že něco sdělili nebo udělali.
• Jsou zbytečné, když je snadno viditelné, kdy kdo co udělal.

Vystavte informace na veřejnou nástěnku (např. úřední desku) nebo intrantovou stránku jedním klikem.

Přístupy na nástěnky

• Komukoli z internetu
• V rámci intranetu přihlášeným uživatelům
• Pouze vybrané skupině uživatelů

Interní nástěnky jsou efektivní

• Vytvořte si intrantové stránky pro firemní informace.
• Každé oddělení může vystavit informace, na které se lidé ptají.
• Mějte důležité informace při ruce.