Řízení úkolů

Plánování, spolupráce, diskuze, výkazy,...

Řízení úkolů je klíčovou činností každé firmy i každého projektu.

Efektivní řízení úkolů je klíčovou dovedností každého manažera.

AyMINE zásadním způsobem řízení úkolů zjednodušuje

Pohodlná spolupráce včetně diskuzí a překladů
Plánování úkolů, návaznosti úkolů, změny v harmonogramu
Dokladování postupů v plnění, přehled v kalendáři
Pro opakované úkony možnost využít vzorové úkoly, procesy a postupy
Práce na více projektech najednou
Výkazy práce přímo u úkolu
Vše důležité na jednom místě včetně zpracovávaných souborů
Revize úkolu na poradě: snadné zařazení do agendy porady. U úkolu přehled toho, co se na poradě domluvilo a zapsalo
Správa úkol§ součást všestranného systému: Snadno vytvoříte úkolu k tomu, co má být řešeno - email, objednávka, požadavek,...
Vedoucí mají přehled o úkolech, vidí postupy projektů, výkonnost zaměstnanců, obtéžní aktivity,...

Pro řízení úkolů se vyplatí systémová podpora

Efektivní řízení úkolů výrazně šetří čas a zlepšuje atmosféru kolektivu.

Aktuální úkoly jsou přehledně na pracovním stole.

Jasně definovaný úkol snižuje pravděpodobnost chyby

Zadání úkolu je možné s pomocí mobilního telefonu do systému přímo nadiktovat.

Jak vedoucí, tak odpovědný pracovník jsou jisti, jak zadání zní.

Vzorové úkoly

Systémové řízení úkolů umožňuje pro zadání využít předem připravené vzory.

Vzory jsou dány systém řízení kvality, nebo si je vedoucí pracovník připravuje sám.

Řízení úkolů zlepšuje spolupráci

Úkoly jsou zadané všem, kdo se na nich mají podílet.

Jednoznačně určují odpovědnosti a vytvářejí týmy, které spolupracují.

Přínosy propojení řízení úkolů se systémem kvality

U zrodu systému řízení stál odborník na ISO standardy. Má rozsáhlé zkušenosti, proč systém řízení kvality ve firmách často nefunguje.

Teprve díky propojení řízení úkolů s pracovními postupy systému řízení kvality dostanou pracovní postupy skutečně smysl.

Strategická investice

Tradičně je systém řízení kvality popsán v dokumentech, které jsou procesně správně vedeny, ale pracovníci je fakticky neznají. Postupy jsou navíc popsány tak obecně, že ve skutečnosti nemají na kvalitu práce praktický vliv.

Postupy, které nemají na práci vliv, samozřejmě nikoho nezajímají. Stejně tak dokumenty, které nikdo roky neaktualizuje. V důsledku toho je systém řízení kvality většinou vnímán jako čistý povinný náklad, místo aby sloužil jako strategická investice.

Pracovní úkoly mají být na stole při práci

Kvalitně napsaný pracovní postup je skutečně zadáním, jak konkrétní činnost udělat. Pracovní postup má ale smysl tehdy, když je při ruce ve chvíli, kdy se podle něj má pracovat.

A to AyMINE zajišťuje – definice vzorových úkolů jsou součástí metodiky a z nich dostává pracovník úkol.

Zejména pro činnosti, které lidé dělají výjimečně, je propojení nejdůležitější. Pracovníkovi poskytne informace i všechny potřebné podklady. Pracovník pak úkol udělá snadněji i s větší chutí, protože nemá z úkolu obavy.

Standard ISO 26262 systém přímo vyžaduje

Není obvyklé, aby procesní standardy přímo vyžadovali používání systému. V případě workflow systému tomu tak ale je. ISO 26262 i ASPICE jej výslovně požadují.

Autoři standardů totiž věděli, že bez podobného systému není možné požadavky standardů dodržet.

Úkol na poradě

Vše, co se domluví a zapíše na poradě, je snadno dostupné.

Zápis se tvoří přímo na poradě. Snadno se podíváte i během porady na předchozí zápisy.

Přímo u úkolu najdete vše, co bylo na poradách k němu zaznamenáno.

Výhody úkolů pro tým

Brání mikromanagementu ze strany vedoucího. Tím se zjednodušuje komunikace a podporuje samostatnost.
Ušetří přes 50% "odklikávání" úkolů. Díky tomu je sytém řízení méně pracný a příjemnější.
Týmové úkoly odpovídají míře detailu, která je obvyklá ve směrnicích a pracovních postupech. Umožňují popsat komplexnější řešení i týmu dávají možnost spolupráci upravit podle konkrétní potřeby.
Tým si vzájemně lépe pohlídá, aby úkol u nikoho nezůstal neřešený. I při zapojení více lidí zůstává za úkol odpovědnost, ale nemusí být na vedoucím. Kontrolu si efektivně dělá celý tým.
Řízení týmových úkolů je výrazně jednodušší, než řízení detailního workflow.

Řízení úkolů umožňuje plánovat i vyhodnocovat, jak firma pracuje

Je možné sledovat, kolik práce je pro jednotlivé pracovníky plánováno pro běžnou denní agendu i pro projekty máte možnost vyhodnocovat skutečné vytížení lidí.

Výkazy práce k jednotlivým úkolům zase výrazně omezují možnost lidí si práci "vymýšlet".

I pro pracovníky např. obchodního úseku nebo marketingu je důležité definovat úkoly. Jim samotným i vedoucímu oddělení dá systém řízení přehled, kolik práce se skutečně udělalo. (více se tomuto tématu věnuje [podpora práce obchodního oddělení](/cs/modules/crm).)

Elektronická správa úkolů je nezbytností při práci na dálku

Snadná každodenní kontrola plnění pracovních povinností.
Pro efektivní kontrolu pracovníci zadávají výkazy práce k jednotlivým úkolům. V kalendáři je přehled, které úkoly pracovníci řešili.
Statistická kontrola a hodnocení ukáže, jestli úkoly zpracovávané doma mají stejný nebo výrazně větší čas na řešení.
Pracovníci, kteří dostávají úkoly přímo systémem řízení, vědí, že úkoly jsou statisticky hodnoceny a proto ví, že jejich produktivita při práci doma musí být srovnatelná s prací v kanceláři.