Efektivní firma

V mnoha organizacích se objevují stejné příčiny neefektivní práce a často i frustrace zaměstnanců. Nejčastějšími příčinami jsou problémy, které se týkají opakujících se rutinních maličkostí, kde se i malý problém projeví.

Na základě studia chování týmů a pracovníků výzkum identifikoval nejčastější příčiny, proč jsou firmy neefektivní.

Přesnost v zadávání úkolů

Zadávat práci je pro mnoho vedoucích nezáživné. Jiné to baví, ale to neznamená, že to dělají efektivně. V AyMINE budete mít systém, který využívá mnohaleté praxe promítnuté i do standardů a školení manažerů – kombinaci automatizace zadávání úkolů s propracovaným systémem řízení odpovědností za úkol.

Firmy často spoléhají např. na úkoly v MS Outlook. Jejich problémem ale je, že jde vždy o úkol pro jednoho pracovníka a kontrola přes tyto úkoly je problematická. I většina jiných nástrojů pro workflow management přiděluje úkoly tak, že to velmi často nevyhovuje, protože nemůžete zadat úkol několika lidem – partě, která se úkolu ujme a udělá ho.

AyMINE vám přinese nejmodernější způsob správy úkolů, který může najít. Kombinuje propojení s metodikami a standardy, automatizaci, ale i flexibilitu, jakou vám workflow systémy nenabízí.

Uchovávání informací a dokumentace všeho druhu

Kvalitní správa operativní a archivované dokumentace je klíčem k efektivní firmě. Informace přitom zdaleka nejsou jenom dokumenty – naopak. Většinou je efektivnější jiná forma, než dokumenty, ale ty se používají, protože nic lepšího k mání není.

AyMINE je široce rozkročený informační systém, který vám umožňuje strukturované informace uchovávat strukturovaně, ale současně jde o plnohodnotné DMS. Strukturované informace, úkoly, rozhodování v další běžnou agendu snadno propojíte s dokumenty, jako jsou smlouvy, objednávky, ale i požadavky problémy atd.

AyMINE vám zajistí i funkci spisového archivu, takže můžete dlouhodobě archivovat dokumenty s jistotou, že máte plnou kontrolu nad přístupem k nim.

Výkazy práce

Výkazy práce nevypadají jako na první pohled důležitý objekt – pomineme-li základní potřebu dodržování zákonné povinnosti sledovat pracovní dobu i kontrolovat práci lidí.

Efektivní výkazy práce musí samozřejmě umožňovat naplnit zákonné povinnosti, ale také by měly sloužit. Jsou významným nástrojem plánování, kontroly kvality i hodnocení efektivity firmy. Aby toto mohly plnit, musí být správně strukturované a podpořené.

AyMINE výkazům věnuje velkou pozornost. Díky tomu mohou být cenným přínosem pro řízení firmy a současně pohodlné pro pracovníky.

Každý někdy zažil, že nemohl najít informace, které potřeboval. Často i takové, které sám nedávno někam uložil.

Informační management ale zahrnuje mnohem více – celá problematika by měla začít vizí, co všechno je důležité. Sdílení je až 3. krok – nejdřív musí být co sdílet.

Informace ale neslouží, pokud nejsou sdíleny. A naopak, sdílení se všemi většinou není žádoucí. Často je dokonce nebezpečné, protizákonné, nebo smluvně zakázané. Potřebujete proto silný nástroj, jak mí možnost řídit, kdo má k čemu přístup.

Více se problematice informačního managementu věnujeme zde.

Informační management

Automatizace plnění povinností

Důležitou agendou každé společnosti je i dodržování mnoha předpisů a standardů. Ať už vyrábíte elektroniku do aut, nebo stavíte mosty či pečete dorty. Ke každé činnosti se dnes vztahují povinnosti, které je třeba plnit. A přesně k tomu slouží v AyMINE podpora pro dodržování standardů.

Mimochodem, automatizace procesů požadovaných předpisů jsme nechali na konec, ale byla u samého vzniku systému AyMINE. I proto je podpora do důsledku integrována s ostatními procesy a činnostmi.

Správné vedení porad

Porady jsou a vždy budou základem efektivního fungování týmu. Každý pravděpodobně seděl na poradě, která mu přišla dlouhá, zbytečná, neproduktivní. Možná nevypadají na první pohled jako ten nejdůležitější bod, ale neefektivní porady za sebou táhnou celou řadu problémů: ztráta času, nefunkční rozhodování, chybějící informace. Jsou často esencí všech problémů popsaných výše.

Zefektivnění porad

Porady jsou dlouhodobě vnímané zaměstnanci jako jeden z největších problémů a proto jsme se jim věnovali obzvlášť pečlivě.

V AyMINE jsme se ale poradám věnovali i z jiného důvodu – vznikají na nich rozhodnutí, řeší se úkoly, projednávají informace. Jde o činnosti velmi důležité pro další práci a velkým problém mnoha týmů jsou chybějící nebo nedohledatelné informace z porad.