Modul řízení úkolů a informací

Modul společně řídí nejenom úkoly, ale i všechny informace, které jsou pro práci potřebné. Podporuje individuální i skupinové úkoly, členění činností do oblastí nebo projektů.

Přidělování úkolů a sledování jejich plnění
Úkoly v mobilu pracovníků
Dokumentace provedených kroků a kontrol

Řízení porad

Podpora řízení porad zahrnuje všechny kroky – naplánování, automatizaci přípravy agendy, vedení porady, evidence účasti, tvorba a sledování úkolů na poradě, podpora hlasování, tvorba zápisu

Podpora rozhodování

Rozhodování je podorováno po datové i procesní stránce.

K rozhodování je možné dokumentovat

důvody, návrhy,
argumenty účastníků
kdo se rozhodování podílel (hlasoval, argumentoval)

Procesně systém podporuje všechny požívané způsoby rozhodování:

Individuální rozhodnutí – rozhodnutí vydané jedním pracovníkem, který za něj přebírá odpovědnost
Rozhodnutí hlasování – rozhodnutí postavené na hlasování skupiny osob. Hlasování může být plnohodnotně online i distanční

Úkol – nástroj týmové spolupráce

Úkol je v AyMINE chápán ve výrazně obecnějším významu, než např. v MS Outlooku (kam je možné úkol s omezením synchronizovat).
Úkol může mít jeden člověk na starost, ale většinou jej mají alespoň dva – jeden, který za úkol odpovídá, druhý, který jej vykonává. Často se ale hodí celý tým spolupracujících lidí

Role v týmovém úkolu

Úkol umožňuje sestavit tým a stanovit, kdo a proč v týmu je. Předdefinované jsou následující role, ale kdyby nestačily, je možné doplňovat vlastní:

Odpovědná osoba, je člověk, který odpovídá za úkol, a kontroluje, že bude dokončen.
Vykonávající je ten, kdo řešení úkolu dostal k vykonání. Může to samozřejmě být také odpovědná osoba, ale často to tak není
Spolupracovník se na řešení podílí
Schvalovatel je ten, kdo schvaluje např. nákupy, které jsou potřeba
Ověřovatel se hodí, když chcete 4 oči a poznamenat, kdo práci zkontroloval, než šla dál
Auditor se hodí, když potřebujete dodržovat standardy, např. ISO 9001, Automotive SPICE. Auditor je u úkolu uložen a můžete tak i při pozdějším dozoru snadno doložit, kdo co auditoval

Efektivní práce s flexibilními procesy

Automatizace procesů zvyšuje efektivitu u rutinních činností. Pro mnoho důležitých činností ale rigidní automatizace nedává smysl a často v práci překáží. Řízení procesů v AyMINE bylo vymyšleno zcela nově a podporuje plnohodnotnou práci bez podle metodik a standardů. Zejména podporuje týmovou spolupráci a přemýšlení.

Správa informací

Informace je možné v systému kategorizovat, vytvářet nové verze a sdílet s určenými lidmi. Součástí informací mohou být i dokumenty – více viz systém správy dokumentů.

Informace mohou být vytvářeny v různých jazykových verzích včetně podpory automatického překladu. Překlady jsou uchovávány společně, je tedy možné vždy ověřit, zda nejsou zavádějící nebo neúplné.

Informace mohou být publikovány na internet formou elektronické nástěnky.