AyMINE – Technická dok. (anglicky)
Moduly
Řízení úkolů, projektů a kvality
Řízení úkolů, projektů a kvality
Administrace modulu Řízení úkolů
Systémová práva modulu správy úkolů
Grafy pro dokumentaci problémů a tiketů
Kvalifikace, schopnost / dovednost
Kvalifikace uživatele, pracovníka nebo kontaktu
Právo spravovat kvalifikace uživatelů
Úrovně kompetencí a kvalifikací
Metodika a systém řízení kvality
Co tvoří metodiku / SMJ objectsSVG
Adminitrace oblastí, projektů, kalendářů
Správa jedinečných identifikátorů
Šablony pro jedinečné identifikátory
Problémy, tickety a jejich řízení
Generování odpovědi zákaznického centra
Objekty, kterých se problém týká
Problémy, incidenty, helpdesk tikety
Řízení incidentů, neshod v kvalitě
Grafy pro dokumentaci vývoje zpracování úkolů a problémů
Tým projektu nebo tým k pracovnímu postupu
Vrátit plán projektu podle baseline
Tlačítka pro aktivaci události
Vzorové úkoly a metodiky oblasti
Vzorový úkol – Pracovní postup
Objekty vztahující se ke vzorovému úkolu
Proč nejdou některé údaje smazat
Souhlas vedoucího s výkazem práce
Vliv úkolu na právo měnit připojené objekty
Kontakty, adresáře, smlouvy
Systémová práva a nastavení modulu CRM
Ochrana osobních a obchodních údajů
Posílejte hromadné zprávy v souladu s GDPR
Jak korektně zapomenout údaje o osobě
Odhlášení a nastavení preferencí
pro hromadnou poštu
Odhlášení a nastavení preferencí
pro hromadnou poštu
Přehled objednávek pro zákaznické skupiny
Správa a automatizace webu
Nastavení základních web služeb
Uložit přístup k webové stránce
Odpovídací formulář – nastavení
Uživatelská dokumentace AyMINE
Modul Personalistika
Bezpečnost modulu personalistiky
Personalistika – uživatelská oprávnění
Synchronizace pracovníků a uživatelů systému
Správa údajů o oddělní / divizi
Produkty, aktiva, nákup a prodej
Produkty, aktiva, nákup a prodej
Správa modulu Majetek & Obchod
O kritériích kvality u produktů
Přepočítat nabídku a objednávku
Přístupová práva k nabídkám a cenám
Přijatá objednávka na zboží nebo služby
Vlastnost produktu nebo výrobku
Správa financí
Metriky a měření
Souhrny práce z generovaných dat
Technické moduly
Modul Sabre
Konektor mezi AyMINE a Enterprise Architect
Databázový link do databáze Enterprise Architect
Konektor mezi AyMINE a Enterprise Architect
Systémové moduly
Framework – systémový základ
Nastavte si, jak váš systém vypadá a funguje
Soukromé poznámky a značky k záznamům
Správa systému
Zabezpečení příspěvků a interních diskuzí
Kopírování a přesouvání souborů mezi objekty
Nastavení brán pro externí zprávy
Nastavení IMAP brány pro emailovou komunikaci
Nastavení brány pro internetové volání
Skupiny, týmy a pracovní pozice (role)
Vožení podřazené skupiny / role
Propojení uživatelů s VOIP ústřednou
Automatické potvrzení příchozí zprávy
Pravidla pro automatickou odpověď
Pravidla pro odesílanou zprávu
Porada
Digitalizace řízení porady je klíčovou cestou k efektivní práci s informacemi v celé firmě
Příprava na poradu
Příprava na poradu spočívá ve vytvoření nového záznamu (objektu) Porada v rámci kterého je se připraví vše, co je pro poradu potřeba:
- seznam účastníků
- stanovení termínu porady
- informace, které se mají probrat (např. zápis z minula)
- úkoly, jejichž stav se mát zhodnotit
- rozhodnutí, která se mají provést
Po přípravě systém pošle všem účastníkům pozvánky.
Generování přípravy
Tip: Porady běžně mívají pokračování: další porada má stejné účastníky a věnuje se stejným oblastem. Typicky úkoly se na poradách probírají do jejich dokončení. Novou poradu je možné snadno vytvořit vygenerováním z předchozí – příkazem Další poradu případně celou posloupnost porad příkazem Opakovaná porada. Automatické generování opakované porady zahrnuje:
- zkopírování seznamu účastníků
- zařazení neuzavřených bodů z minulé porady k jednání
- pokud je součástí minulé porady i termín další porady, tak naplánování na tento termín a naplánování dalšího konání o stejnou dobu dále; pokud ne, je třeba termíny opakování zadat.
Na stole uvidí všechno, co se na poradě bude probírat, takže mají možnost se předem připravit.
Pozvánka na poradu a zaslání podkladů
Pozvánku s přístupem k podkladům je možno zaslat e-mailem.
Agendu je možné vygenerovat jako zápis z porady ve formě pdf i před zahájením porady.
Omluva z porady
Účastník může předem zaslat omluvu z porady tak, že u své účastni na poradě vytvoří omluvu s textem omluvy.
Realizace porady
Účast na poradě
Pro každého účastníka je možné potvrdit jeho účast na poradě nebo omluvu.
Poradu je možné zrušit s udáním důvodu a to před konáním i po zahájení. Typickým důvodem zrušení může být nedostatečný počet členů pro přijímání rozhodnutí.
Projednání bodů
Průběh porady je podporován pracovním stolem porady. Na tomto stole jsou všechny body porady a podpora práce s nimi
- K informacím a úkolům je možné přidat záznam z porady. Současně se uloží informace, že byly probrány
- Úkoly je možné na poradě prohlásit za ukončené (může udělat odpovědný pracovník nebo organizátor porady v případě, že odpovědná osoba je mezi účastníky)
- Rozhodování je možné vést v souladu s jeho vnitřním procesem. V rámci porady je možné uložit záznam o jeho přípravě
Ze všech kroků a záznamů na poradě je následně generován zápis v PDF formátu. O zápise může vedoucí porady rozeslat informaci. Zápis se stává dokumentem uloženým u porady.
Ikony na pracovním stole
Ikony u objektů na pracovním stole pomáhají orientaci. Standardně jsou u objekty ikony daného objektu, ale v průběhu porad se mění
Stavy objektů na poradě
V rámci zpracování se objekty – body programu – na poradě dostávají do různých stavů vyjádřených ikonou:
- – Zařazeno do porady k řešení
- – Vyřešeno a uzavřeno. Objekt (bod programu) je poradou uzavřen a nebude se mu věnovat ani další porada
- – Přesunuto do další porady. Bod bude znovu řešen na další poradě.
- – Nové – vzniklé nově na poradě
Účastník porady
Některé porady mohou vyžadovat, aby byly zaznamenány všechny osoby, které se porady plně nebo částečně účastnily (např. u porad, kde jsou projednávány utajované informace). Proto AyMINE umožňuje definovat více rolí účastníka:
- – řádný účastník
- – Řečník Účastník pozvaný, aby přednesl stanovisko; účastník není řádným účastníkem, typicky ani není na celé poradě, nehlasuje a v zásadě obsah porady není pro něj pracovním tématem. Může jít o navrhovatele řešení, kterého se porada týká, který není hlasujícím členem.
- – Zapisovatel, sekretář nebo někdo jiný, kde se stará o zajištění procesů souvisejících s poradu
- – Návštěvník je pozvaný na poradu z libovolného důvodu, ale není řádným účastníkem. (Např. tlumočník)
- – Tisk Host, který informuje širší komunitu o dění a výsledcích setkání
Stav řádného účastníka na poradě vyjadřují ikony:
- – Přítomen celou dobu porady
- – Přítomen pouze část doby
- – Porady se neúčastní
- – Účast není zaznamenána
Stav samotné porady
- – porada je připravována a dosud nebyla oficiálně oznámena. Účastníci pozvánky nedostali
- – byly rozeslány pozvánky
- – porada probíhá
- – porada proběhla
- – porada byla zrušena (neproběhla a není plánována)
Schválení zápisu
Pokud má být schválení zápisu z porady formálně zaznamenáno, doporučujeme jako poslední bod porady zařadit hlasování o zápisu. Zápis je okamžitě vidět v detailu, každý si jej může zobrazit a vyjádřit se k němu.
Pokud je třeba zápis dopracovat ručně a následně schválit, je možné i dodatečně otevřít poradu a zápis změnit. Formální dokumentované schválení zápisu je možné více způsoby:
- Hlasovat o zápisu na následující poradě
- Vytvořit hlasování k zápisu mimo poradu a pozvat účastníky, aby se vyjádřili (Vhodné je toto hlasování vytvořit už v rámci porady a nechat jej nevyřešené. Díky tomu bude z porady okamžitě k nalezení.)
Stáhněte si:
Řízení porad – PDF infografika.
Návod pro začátečníky – PDF infografika.