Wie man die Daten einer Person richtig vergisst

AyMINE unterstützt die von den GDPR-Vorschriften geforderten Prozesse einschließlich des korrekten Vergessens

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Was bedeutet es, einen Kontakt zu vergessen?

Wenn der Kontakt einer Person vergessen wird, werden alle personenbezogenen Daten automatisch gelöscht:

• Alle Dateien des Kontakts werden gelöscht.
• Alle Anhänge in E-Mail-Nachrichten, die die vergessene Person an Sie geschrieben hat, werden gelöscht.

Warum das Vergessen wichtig ist

Die GPDR-konforme Unterstützung des Vergessens stellt sicher, dass Sie nirgendwo in Ihrem System Daten haben, die Sie eigentlich nicht haben sollten. Wenn Sie z. B. Vertrags- und Dienstleistungsdokumente ausgetauscht haben, werden Sie wahrscheinlich Nachrichten in Ihrer Kommunikation haben, die Sie nach dem Vergessen nicht mehr haben sollten.
Das Vergessen behält die Datensätze bei, die notwendig sind, um die Kommunikation z. B. für die Rechnungsstellung oder den Arbeitsnachweis zu belegen, entfernt aber die Daten, die einen Datensatz mit persönlichen Informationen erstellen würden.
Das Vergessen löscht nicht die Daten in der Post, die Sie an die Person geschickt haben. Wenn Sie z. B. zuvor einen Kostenvoranschlag oder eine Rechnung für Dienstleistungen verschickt haben, bleiben die Informationen in Ihren Nachrichten erhalten. Dies ist beabsichtigt, da sich in der ausgehenden Post oft wichtige Dokumente befinden. Andererseits ist es wahrscheinlicher, dass sie nicht die persönlichen Daten des Empfängers enthalten.

Warum das Vergessen nicht automatisch erfolgt

Es kommt häufig vor, dass eine Person darum bittet, vergessen zu werden, auch wenn es gar nicht möglich ist, sie zu vergessen. Zum Beispiel, wenn Sie ihr Dienstleistungen anbieten oder ihre Daten aus rechtlichen Gründen benötigen. In diesem Fall meldet sich die Person aus allen Gruppen ab, und Sie können sicher sein, dass Sie ihrer Bitte nachkommen, aber keine Daten löschen werden, die aufbewahrt werden müssen. Die Entscheidung über die Löschung oder das Vergessen bleibt bei Ihnen oder Ihren Mitarbeitern. Aber Sie müssen sich keine Sorgen machen, wenn Sie etwas vergessen, denn das System benachrichtigt Sie direkt auf dem Hauptarbeitsplatz
Ein vergessener Kontakt ohne Details kann auf der schwarzen Liste bleiben - wenn auch aus anderen Gründen

Wie sich das Löschen eines Kontakts vom Vergessen unterscheidet

Es gibt wichtige Unterschiede zwischen dem Vergessen eines Kontakts und dem Löschen:

• Wenn Sie einen Kontakt aus dem Adressbuch löschen, löschen Sie ihn auch aus der Sperrliste. Sie verlieren auch die Information, dass Sie den Kontakt nicht erneut kontaktieren sollten, wenn Sie ihn z. B. von einem Makler erhalten.
• Wenn Sie einen Kontakt normalerweise löschen, werden die Dateien in den E-Mails der Kommunikation mit der Person nicht gelöscht. Dadurch bleiben Informationen im Posteingang zurück, die dort nicht sein sollten.

Löschen oder vergessen?

Wenn jemand seine Zustimmung zurückgezogen hat und Sie keinen anderen rechtlichen Grund haben, seine Daten zu behalten, ist es richtig, den Kontakt zu löschen. Bei E-Mails ist es ratsam, die Person erst zu vergessen und dann die Daten zu löschen.
Wenn es für die Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung wichtig ist, einen Kunden auf einer schwarzen Liste zu behalten, ist es richtig, ihn zu vergessen, aber die Daten nicht zu löschen und sie nur zu löschen, wenn es keinen Grund gibt, sie zu behalten.

Wie geht es weiter?

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