Musteraufgabe - Arbeitsablauf

Eine Musteraufgabe ist eine umfassende Spezifikation des Prozesses und des Workflows sowie aller Komponenten, die für eine Qualitätsaufgabe erforderlich sind.

• Workflow-Beschreibung
  • Název a popis
  • Kurzbeschreibung (Annotation)
  • Verwandte Objekte
  • Schritte des Verfahrens
  • Musterdokumente
  • Checkliste
  • Ereignisse
• Aufgabe Team
  • Beispielhafte Aufgabenbeziehungen
• Mehrsprachiges Qualitätssystem
• Wie man eine neue Aufgabe aus einem Muster erstellt

FAQ: Allgemeine Fragen zu Workflows / Musteraufgaben

Haben Sie eine leere Liste mit Musterzuweisungen geöffnet?__

Es handelt sich nicht um einen Systemfehler, aber es ist keine Musteraufgabe verfügbar. Entweder ist die entsprechende Methodik für den Bereich oder das Projekt nicht ausgewählt, oder die Methodik enthält keine Musteraufgaben für diesen Objekttyp. Sie können eine neue Aufgabe für Objekte ohne Verknüpfung mit einem Muster erstellen.
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Die Musteraufgabe geht über den Rahmen des Workflows hinaus, denn sie ermöglicht es Ihnen, eine vollständige Abfolge von Schritten zu definieren und sie mit allen laufenden Aufzeichnungen zu verknüpfen. Damit erfüllt sie vollständig die Prozessebene der strukturierten Dokumentation - Integriertes Qualitätsmanagementsystem.

Workflow-Beschreibung

Der Workflow definiert die Aufgabenzuweisung und alle erforderlichen Komponenten.

Ein Workflow kann Unteraufgaben enthalten, um eine Hierarchie von Aufgaben zu erstellen. In dem Moment, in dem eine Musteraufgabe in eine auszuführende Aufgabe umgewandelt wird, wird die gesamte Aufgabenhierarchie erstellt, einschließlich der Verknüpfungen zwischen ihnen.

Beispiele für Verbundaufgaben

Projektphase - Start

Die Projektinitiierung ist eine separate Phase, die eine Reihe von Einzelaufgaben umfasst:

• Bewertung der Projektspezifika
• Erstellung eines Projektplans.
• Modifizierung der Aufgabenstellung - "Tailoring".
• Risikoanalyse
  ....

Alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Einführung sollten Teil einer Aufgabe - einer Phase - sein.

Jährlicher Plan für das interne Audit

Ein Musterplan wird als eine Musteraufgabe beschrieben. Die einzelnen periodischen Audits sind separate Aufgaben.

Hinweis: Die Durchführung aller internen Audits erfolgt nach demselben Verfahren. Aus verwaltungstechnischer Sicht wäre es nicht effizient, dieses Verfahren für alle Aufgaben getrennt zu schreiben. Daher ist es möglich, der zu befolgenden Stichprobenaufgabe eine Methodik beizufügen. In diesem Fall sollte die Methodik den Arbeitsablauf eines internen Audits enthalten.

Název a popis

Název vzorového úkolu se kopíruje jako název úkolu. Měl by tedy být přesně tak, jak se má jmenovat samotný úkol. (Příklad: Proveďte FMEA posouzení bezpečnostních rizik).

Kurzbeschreibung (Annotation)

Die Beschreibung wird für die Mitarbeiter in der Aufgabenübersicht und auf ihrem Mobiltelefon sichtbar sein. (Beispiel: Führen Sie eine erste FMEA durch, um den erforderlichen Sicherheitsintegritätslevel (SIL) zu bestimmen.

Verwandte Objekte

Verwandte Objekte auf der Startseite beschreiben, auf welches Objekt sich die Aufgabe bezieht.

Eine korrekte Definition ist sehr wichtig, denn eine falsche Einstellung macht die Aufgabe in der Praxis unbrauchbar.

Schritte des Verfahrens

Auf der Registerkarte Steps sollte der gesamte Arbeitsablauf, wie das Team vorgehen sollte, aufgeführt werden.

Wenn sich die Musteraufgabe in Teilaufgaben aufgliedert, ist der Arbeitsablauf für jede Teilaufgabe aufzuführen. Duplizieren Sie niemals die Beschreibung in der Hauptaufgabe.

Musterdokumente

• Fügen Sie Musterdokumente (z. B. Protokollvorlagen), die in der Aufgabe verwendet werden sollen, zwischen File ein.

• Eine weitere Beschreibung, warum die Aufgabe notwendig ist, auf der Registerkarte Specifications.

Checkliste

Die Checkliste ist eine Beschreibung der Schritte, die das Team, das die Aufgabe durchführt, unternehmen sollte, um zu überprüfen, ob alles richtig gemacht wurde.

Die Checkliste wird in die Aufgabe kopiert, und das Durchführungsteam hat die Möglichkeit, die Ergebnisse der Prüfung einzutragen. Es ist daher angebracht, direkt Aufzählungspunkte zu verwenden, um zu bestätigen, dass das Team die Kontrolle durchgeführt hat. Denken Sie jedoch daran, dass die Aufzählungspunkte nach Abschluss jeder Aufgabe von einem Mitglied des Teams angekreuzt werden müssen. Es ist daher nicht ratsam, viele davon zu machen, denn dann ist der Mitarbeiter mit dem Ankreuzen beschäftigt, anstatt zu kontrollieren.

Wenn eine Probenaufgabe aus Teilaufgaben besteht, wird in der Regel nur die letzte Aufgabe in die Checkliste aufgenommen - bei komplexeren Proben ist es ratsam, eine spezielle Überprüfungsaufgabe an das Ende zu stellen. Es ist sinnvoll, die Überprüfung z. B. mit einem Meilenstein zu verbinden, der die Aufgabe beendet

Ereignisse

Die Seite Events definiert das [Geschäftsereignis], das die Aufgabe startet](/doc/cs/tsk/tskDefUserTask_startingEvent).

Aufgabe Team

Der Workflow definiert, wer alles an der Lösung der Aufgabe beteiligt ist - das Aufgabenteam Innerhalb des Teams legen Sie fest, welche Teamrollen beteiligt sein sollen - z. B. Genehmiger, Prüfer. Für jede Teamrolle legen Sie auch die Qualifikationen der Person fest, die der Rolle zugewiesen werden soll.

Handelt es sich bei dem Workflow um eine Projektaufgabe, weisen Sie eine Rolle in der Aufgabe und eine Projektrolle zu. Bei der Erstellung des Projektplans wird der Mitarbeiter aus dem Projektteam dann direkt dem Aufgabenteam zugeordnet.

Beispielhafte Aufgabenbeziehungen

Beziehungen beschreiben, welche anderen Teile der Methodologie (oder andere Methodologien) mit dem Muster in Beziehung stehen. Beziehungen werden hauptsächlich für die Verwaltung der Musteraufgabe verwendet.

Verwendung von Verknüpfungen zwischen Musteraufgaben

Wo man Links verwendet

• Verknüpfen Sie die Aufgabe mit anderen Beispielaufgaben, die in einem logischen Zusammenhang stehen. Wenn zum Beispiel eine Aufgabe Informationen verarbeitet, die von einer anderen Aufgabe erzeugt wurden, ist es wichtig, eine Verbindung zwischen ihnen herzustellen. Wenn eine der beiden Aufgaben geändert wird, ist es dann einfach, die andere zu überprüfen und die Auswirkungen der Änderung auf die andere zu beurteilen
• Verknüpfung mit Plänen, die sich auf die Verwendung der Aufgabe beziehen

Wofür man keine Links verwenden sollte

Verlinken Sie nicht auf die Verpflichtung, aus der sich die Musteraufgabe ableitet; dieser Link befindet sich auf der einleitenden Registerkarte (Gründe und Vorschriften)

Auch der Link zur Methodik, die der Ersteller zu befolgen hat, sollte hier nicht erscheinen, da er auf der Einführungsseite zu finden ist.

Basierend auf dem Muster wird die Aufgabe erstellt, wenn jemand sie manuell auslöst oder automatisch Ereignisse. Um die automatische Auslösung festzulegen, verwenden Sie die Ereignisbindung, die auf der Registerkarte Events ausgelöst wird.

Mehrsprachiges Qualitätssystem

Für multinationale Teams, aber auch für Lieferungen an ausländische Kunden ist es wichtig, über eine mehrsprachige Methodik zu verfügen. Sie können sich nicht immer darauf verlassen, dass jeder im Team gut genug Englisch lesen kann, um nicht in seiner Arbeit behindert zu werden. Wenn Sie Übersetzungen für sie vorbereiten, können Sie sicher sein, dass sie genau wissen, was zu tun ist.

Sie können jede Musteraufgabe und -methodik in einer beliebigen Anzahl von Sprachen speichern. Die Mitarbeiter sehen dann die Übersetzungen in der von ihnen gewählten Sprache.

Objects unterstützt direkt mehrere Sprachen, so dass Sie sich nicht mit dem Problem unterschiedlicher Versionen der Dokumentation herumschlagen müssen - die Musteraufgabe ist dieselbe und hat dieselbe Nummer. Und der Benutzer sieht gleichzeitig das englische Original und die tschechische Übersetzung.

Wie man eine neue Aufgabe aus einem Muster erstellt

Die häufigste Methode ist, dass der Benutzer eine Aufgabe innerhalb eines Projekts oder Bereichs mit der Funktion Aufgabe aus Muster erstellen anlegt. Auf diese Weise erstellte Aufgaben gehören immer zu dem Bereich, in dem sie erstellt wurden. Der Benutzer kann Muster aus jeder Methodik verwenden, die mit dem Bereich verbunden ist.
(2) Eine Aufgabe aus einem Muster kann entweder von Personen erstellt werden, die das Recht auf den Bereich haben, in dem sich das Muster befindet. Mit der Schaltfläche Task wird eine Aufgabe erstellt.
(3) Eine Aufgabe kann automatisch erstellt werden, wenn das Ereignis, das sie auslöst, eintritt. Auf diese Weise erstellte Aufgaben werden in den Bereichen und Projekten erstellt, denen die Methodik zugeordnet ist. In jedem aktiven Bereich/Projekt wird eine Aufgabe für ein auslösendes Ereignis erstellt. Die Aufgabe wird den Personen entsprechend der ihnen zugewiesenen Rolle zugewiesen.
(4) Eine Aufgabe kann auch halbautomatisch erstellt werden, wenn jemand das Ereignis auslöst, das die Aufgabe startet. Um durch ein Ereignis ausgelöst zu werden, muss der Mitarbeiter keine Rechte für den Bereich haben, in dem sich das Muster befindet, und er muss auch nicht wissen, dass das Muster existiert.

Für die Methoden 3 und 4 muss mindestens ein auslösendes Ereignis mit der Aufgabe verbunden sein.