Модулі

Головним завданням архіву є забезпечення безпечного зберігання договору разом з історією його виникнення.
Архів, крім самого обліку, підтримує документацію того, як відбувалося укладення договору:

Коли і хто обговорював договір - консультації та їх протоколи
Де голосувалася угода, в т.ч. інформація про результати голосування
Сама документація договору
Документи, які були використані для прийняття рішення за договором.

Всі матеріали і документація є основою для того, щоб керівництво могло довести, що воно діяло з турботою хорошого господаря, коли воно укладало договір. Вони є важливим підґрунтям і тоді, коли виникають проблеми з виконанням договору, і необхідно спиратися на підстави при можливих юридичних діях.

Перевірити турботу доброго господаря

Архів підтримує документування того, хто консультував або схвалював договір. До договору можуть бути внесені зауваження, застереження та їх вирішення. Так само можна довести, що директор, член правління або інший відповідальний працівник досить добре охороняв інтереси фірми, давав оцінку контракту фахівцям і взагалі робив все, щоб контракт був в інтересах фірми.

Всю інформацію можна згенерувати з реєстру і подати як докази. Механізми безпеки системи перешкоджають проведенню антенадатів, і завдяки цьому архів забезпечує вірний поворот того, як насправді відбулося укладення договору.

Архів з точки зору власників бізнесу

Для власників компанії, у т.ч. акціонерів, якісний архів договорів є гарантією того, що процеси в компанії підлягають контролю. Реєстр, завдяки перевіркам і документальності всіх актів, створює необхідну інформаційну базу для впевненості, що переговори дійсно відбулися так, як заявляють керівники. Неможливість заднім числом щось змінити призводить до скрупульозності і превентивно відлякує від нечесних дій.

Оперативний облік договорів

Оперативний облік використовується для огляду комерційної діяльності. Контракти підтримують прив'язку до окремих замовлень, проектів або контрактів. Таким чином, вони знаходяться під рукою в будь-який час, коли йдеться про те, як були узгоджені відносини і постачання.