Модулі

AyMINE підтримує затвердження діяльності та звітів про роботу керівником. Сенс кроку полягає в тому, щоб підтвердити, що діяльність фактично виконана і її можна виставити на рахунок.

Стани затвердження

Протоколи обробки мають кілька можливих станів:

Не заповнено – доки керівник не зробить запис, значення не заповнюється
Затверджено – виконання затверджено
Затверджено внутрішньо – виконання схвалено, але тільки внутрішньо. Або ще має бути затвердження замовником (а потім змінено статус на Схвалено), або робота залишається внутрішньою. Якщо після цього дії виставляються рахунки, ця діяльність не буде виставлена на рахунок. З точки зору звіту про роботу, вона розраховується до відпрацьованого часу.
Відхилено – Діяльність керівник вважає невиконаною. Зведений час не враховується у звітах про роботу.
Рахунок-фактура – Статус встановлюється автоматично, якщо з системи виставлено рахунок-фактуру на записи. Рахунок-фактуру можна виставляти тільки на затверджені записи.

Для чого використовується схвалення

Головним сенсом схвалення є підтвердження керівником проекту, замовлення або відділу про те, що діяльність фактично виконана. Затвердження служить основою для виставлення рахунків і перевірки виконаної роботи працівника.

Співробітник

Звіти про роботу працівника використовуються для підтвердження того, що працівник виконував роботу. Є підставою для виплати заробітної плати (якщо вона прив'язана до годин) або для підтвердження того, що працівник виконав свої трудові обов'язки. Увага, якщо працівник не мав завдань, на які вказує свій робочий час, його не можна карати за невиконання посадового обов’язку.

Співробітник

Звіти для найманих працівників використовуються для підтвердження того, що вони можуть виставляти рахунки за свою роботу. Коли найманим працівникам керівник підтвердить роботу, у вас є внутрішня перевірка того, скільки роботи для вас дійсно працювали.

Захист від подвійної виплати / оплати Звіти про роботу можна віднести і до трудових договорів, і до контрактів працівників. Завдяки цьому можна легко перевірити, чи не оплачуєте ви одну і ту ж роботу двічі – один раз в нормальній заробітній платі, а другий – в роботі, що реалізується за угодою про виконання роботи.

Розподіл за договорами може здійснювати працівник, який має декілька паралельних договорів. Розподіл повинен бути зроблений до затвердження керівником; затверджені записи не можуть бути змінені працівником.

Перевірка білінгу

Для звітів можна встановити статус виставленого рахунку, якщо він включений до рахунку-фактури (у модулі фінансів). Зміна статусу гарантує, що робота не буде виставлена на рахунок повторно і одночасно перевірка того, що було виставлено рахунок (Рахунок можна знайти з запису.)

Перевірка фактури працівника

Якщо працівник, який створив звіт, зареєстрований як співробітник, що виставляє рахунок, має можливість вибрати записи, які він включить до рахунку-фактури і вказати її номер. Так зберігається інформація, що вибрані записи будуть виставлені на рахунок і призначені на "віртуальний рахунок-фактуру" (Рахунок є віртуальним, оскільки це не рахунок-фактура, виданий організацією, а рахунок-фактура, отриманий від послуги забезпечуючого працівника. З точки зору працівника, він може безпосередньо генерувати цей рахунок із системи і, можливо, негайно відправити його на подальшу обробку.)

Фактуризація працівником статусу затвердження не змінює. Навпаки, але працює перевірка, працівник в білінг може включати тільки дії в статусах Затверджено і Фактуровано. Якщо ви будете наполягати на звітності в рамках системи для найманих працівників, у вас є дуже проста можливість перевірити їх рахунки-фактури. Перевірку може провести відділ обробки рахунків проти вказаного номера рахунку-фактури, оскільки система фіксує погодинні ставки за окремими контрактами. Отже, затверджуючи роботи, керівник фактично заздалегідь затверджує і всі дані до рахунку-фактури, які йому не потрібно повторно перевіряти.

Хто може схвалювати

Затвердження може здійснювати тільки керівник проекту або керівник сфери, до якої належить виконана діяльність. Ніхто інший схвалити не може.

Як затверджується

Дозвіл може бути зроблений для записів, що стосуються одного об'єкта або однієї області. Завжди є можливість масово затверджувати записи.

Чи можна змінити стан і як довго

Так, керівник може змінити стан, але тільки 6 місяців назад. Більше в минуле змінити ситуацію неможливо. (6-місячний ліміт є стандартним значенням, ваша організація могла вимагати іншого терміну. Для цього їм не потрібно платити за свою організацію.)

запитаєте ви

Чи можу я вказати схвалення, навіть якщо я не керівник?

У деяких випадках додаток може не точно оцінити, чи маєте ви право схвалити діяльність, наприклад, тому що в межах переліку видів діяльності діяльність знаходиться під юрисдикцією різних керівників. Навіть у такому випадку буде запропоновано можливість ввести затвердження, але сервер затвердження виконає лише для тих записів, на які ви дійсно маєте повноваження щодо затвердження. Інші залишаться без змін.