Moduly

Příspěvky i vzkazy jsou uchovány a poslouží i v budoucnu např. v případě řešení problémů
Mohou si je přečíst i pracovníci, kteří v původní diskuzi nebyli zahrnuti, např. proto, že v té době ve firmě nepracovali
Zůstávají dostupné, i když adresáti a odesílatelé z firmy odešli.

Efektivní používání diskuze je rychlejší, ušetří čas, diskový prostor, ale hlavně je dostupná i dodatečně a nejenom pro přímé účastníky diskuze.

Více o efektivní komunikaci píšeme zde. Diskuze jsou jednou z jejích stěžejních součástí.

Metodická poznámka

Diskuzní příspěvky by měly být používány i v případě, kdy pracovní postupy vyžadují provedení revizí a kontrol. Uchovávání diskuze je možné i později doložit, že revize skutečně proběhla.

Jak diskuzní příspěvky fungují

Příspěvky se vztahují k danému záznamu – produktu, aktivu, požadavku, úkolu apod. Je tedy u nich vždy zřejmé, čeho se týkají. Příspěvky je možné vytvářet v diskuzi k danému objektu. Diskuzi je možné otevřít v detailu objektu tlačítkem . Diskuze zůstává v systému uložena trvale, resp. dokud není odstraněn objekt, kterého se týká.

(Speciálním případem jsou obecné diskuze v diskuzní oblasti na hlavním stole. Tyto diskuze jsou samostatnými záznamy.)

Diskuzní příspěvky je možné adresovat i lidem ze společnosti. Je možné vyznačit, komu mají být adresováni a tito uživatelé je dostanou na pracovní stůl do záložky vzkazů a diskuze .

O nových zprávách jsou v případě některých objektů vždy automaticky informováni lidé, kterých se objekt týká (např. v diskuzi u úkolu jsou informováni všichni z úkolového týmu).

Pokud reagujete na příspěvek, informován je vždy odesílatel i adresáti původního příspěvku. Nemáte právo je z adresátů vyřadit.

Jak se lidé dozví o novém příspěvku

O příspěvku do diskuze jsou informováni:

Automaticky lidé odpovědní za předmět diskuze. Např. u úkolu lidé v týmu úkolu, u požadavku ten, kdo je za něj odpovědný
K příspěvku můžete přidat adresáty, kterým přijde upozornění
Pokud reagujete na příspěvek, dostanu informaci ti, kdo byli do diskutovaného vlákna zapojeni – buď jsou autory, nebo adresáty předchozích příspěvků

Upozornění na příspěvky vidíte na hlavním pracovním stole pod zvonečkem v oddílu Nové příspěvky.

Příspěvek v diskuzi není upozornění

Upozornění na nové příspěvky se nepřeposílá do emailu. Pokud k objektu vytvoříte upozornění , uživatel jej dostane i do emailu (hned, nebo pokud si jej nepřečte do druhého den).

Naproti tomu příspěvky z diskuze mají být věcnou diskuzí, které se uživatelé věnují, když mohou a neměly by je vyrušovat od jiné práce.

Co byste měli o interní diskuzi vědět

Diskuze s lidmi mimo vaši společnost

Diskuzní příspěvky mohou sloužit i pro komunikaci s lidmi mimo vaši společnost. Tato funkce ale není standardně dostupná. Pokud ji máte aktivní, můžete mezi adresáty zařadit i lidi z firemního adresáře a příspěvek jim přijde emailem. Díky tomu můžete uchovávat i emailovou komunikaci např. se zákazníkem.

Diskuze není veřejná

Do diskuze mají přístup všichni, kdo mají přístup k objektu, kterého se diskuze týká. Nikdo jiný k ní přístup nemá. Nikdo ani nemůže přístup do diskuze sdílet mimo práva stanovená systémem. Příspěvky z diskuze nelze běžným způsobem publikovat ani na web nebo intranet.

I když se diskuze týká příspěvku publikovaného na veřejné nástěnce, samotná diskuze nikdy není dostupná nad rámec práv uvnitř systému AyMINE. (Diskuzi samotnou není možné publikovat.)

Čím se liší diskuze od upozornění

Diskuze i upozornění jsou formou vzkazu; přesto je mezi nimi řada zásadních rozdílů:

Upozornění nejsou dlouhodobě uchovávána; po roce jsou odstraněna. K uchování dlouhodobé diskuze nejsou určeny.
Upozornění adresujete vždy výhradně jedné osobě, kdežto diskuzní příspěvek může mít čtenářů více.
Upozornění nemohou na sebe reagovat; nejsou proto určeny k zaznamenání a podpoře diskuze.
Upozornění uživatelům vyskočí v mobilu (pokud používají apku), kdežto nový diskuzní příspěvek ne. Příspěvky neslouží k upozornění a uživatelů si jich všimnou, když budou pracovat, nebo když budou sami chtít.