Moduly

AyMINE podporuje schvalování činností a výkazů práce vedoucím. Smyslem kroku je potvrzení, že činnost byla skutečně vykonána a je ji možné fakturovat.

Stavy schválení

Záznamy o zpracování mají několik možných stavů:

Není vyplněno – dokud vedoucí neprovede záznam, není hodnota vyplněna
Schváleno – provedení je schváleno
Schváleno interně – provedení je schváleno, ale pouze interně. Buď musí ještě proběhnout schválení zákazníkem (a následně změněn stav na Schváleno), nebo zůstává činnost interní. Pokud jsou následně činnosti fakturovány, nebude tato činnost fakturována. Z hlediska výkazu práce je počítána do odpracovaného času.
Zamítnuto – Činnost vedoucí považuje za nevykonanou. Vykázaný čas se nebude počítat do výkazů práce.
Fakturováno – Stav je nastaven automaticky v případě, že je ze systému vystavena faktura na záznamy. Fakturu je možné vystavit pouze na schválené záznamy.

K čemu schvalování slouží

Hlavním smyslem schvalování je potvrzení vedoucím projektu, zakázky nebo oddělení, že činnost byla skutečně vykonána. Schválení slouží jako podklad pro fakturaci i ověření vykonané práce pracovníka.

Zaměstnanec

Výkazy práce zaměstnance slouží k potvrzení, že pracovník práci vykonal. Je podkladem pro výplatu mzdy (je-li vázána na hodiny), nebo pro potvrzení, že zaměstnanec splnil své pracovní povinností. Pozor, pokud zaměstnanec neměl úkoly, na které svůj pracovní čas vykazuje, nelze jej postihovat za neplnění pracovní povinnosti

Spolupracovník

Výkazy pro najaté pracovníky slouží k potvrzení, že mohou svou práci fakturovat. Když najatým pracovníkům vedoucí práci potvrdí, máte interní ověření, kolik práce pro vás skutečně pracovali.

Ochrana před dvojí výplatou / úhradou Výkazy práce je možné přiřadit ke smlouvám pracovníků i ke smlouvám zaměstnanců. Díky tomu můžete snadno kontrolovat, zda neplatíte jednu a tu samou práci dvakrát – jednou v běžné mzdě a podruhé v práci realizované na dohodu o provedení práce.

Rozdělení na smlouvy může provést pracovník, který má registrováno více souběžných smluv. Rozdělení musí provést před schválením vedoucím; schválené záznamy nemůže pracovník měnit.

Kontrola fakturace

U výkazů je možné nastavit stav fakturováno v případě, že je zařazena k faktuře (v modulu finance). Změna stavu zajistí, že práce nebude fakturována opakovaně a současně kontrola, co bylo fakturováno (Fakturu je možné vyhledat od záznamu.)

Kontrola faktury od pracovníka

Pokud je pracovník, který výkaz vytvořil, evidován jako fakturující spolupracovník, má možnost vybrat záznamy, které zahrne do faktury a uvést její číslo. Je tak uložena informace, že vybrané záznamy bude fakturovat a přiřazeny k "virtuální faktuře" (Faktura je virtuální, protože nejde o fakturu vydanou organizací, ale o fakturu přijatou od služby poskytujícího pracovníka. Z hlediska pracovníka ale může tuto fakturu ze systému přímo vygenerovat a případně rovnou zaslat k dalšímu zpracování.)

Fakturace ze strany pracovníka stav schválení nemění. Naopak, ale funguje kontrola, pracovník do fakturace může zahrnout pouze činnosti ve stavech Schváleno a Fakturováno. Pokud budete u najatých pracovníků trvat na výkazech v rámci systému, máte velmi jednoduchou možnost kontroly jejich faktur. Kontrolu může proti zadanému číslu faktury provést oddělení zpracování faktur, protože systém u jednotlivých smluv eviduje i hodinové sazby. Schválením prací proto vedoucí fakticky dopředu schvaluje i všechny údaje k faktuře, kterou nemusí znovu kontrolovat.

Kdo může schvalovat

Schválení může provést pouze vedoucí projektu, nebo vedoucí oblasti, do které provedená činnost spadá. Nikdo jiný schválit nemůže.

Jak se schvaluje

Schválení je možné provést pro záznamy týkající se jednoho objektu nebo jedné oblasti. Vždy je možné schvalovat záznamy hromadně.

Je je možné stav změnit a jak dlouho

Ano, vedoucí může stav změnit, ale jenom 6 měsíců zpětně. Více do minulosti stav změnit nelze. (Limit 6 měsíců je standardní hodnotou, vaše organizace si mohla vyžádat jinou lhůtu. Nemusí proto pro vaši organizaci platit.)

Ptáte se

Mohu zadat schválení, i když nejsem vedoucí?

V některých případech aplikace nemusí přesně vyhodnotit, zda máte právo činnosti schválit, např. proto, že v rámci seznamu činností jsou činnosti spadající pod pravomoc různých vedoucích. I v takovém případě se nabídne možnost zadat schválení, ale server schválení provede pouze pro ty záznamy, ke kterým skutečně máte pravomoc schválení. Ostatní zůstanou beze změny.

Ve svém systému nevidím všechny popsané funkce

Popsaná funkcionalita je z několika modulů:

Schvalování výkazů je funcionalitou modulu Řízení úkolů.
Kontrola vzhledem k fakturám od pracovníka vyžaduje modul Personalistika, v rámci kterého je možné evidovat jak pracovní smlouvy zaměstnance, tak objednávky a rámcové smlouvy spolupracujících pracovníků.
Modul Finance umožňuje vystavit fakturu na základě výkazů práce odběrateli.