Pravidla pro externí zprávy

Portálu může administrátor přiřadit pravidla pro třídění mailů, pravidla pro automatické odpovědi a nastavení vlastností odchozích emailů.

(Hlavní lišta / Administrace / Nastavení systému / SYS konektory / tlačítko pravidla)

Typy pravidel

Pravidla pro příchozí zprávy

• Filtry nevyžádané pošty
• Pravidla pro třídění nových zpráv
• Pravidla pro zasílání automatických odpovědí

Pravidla pro odchozí zprávy

• Pravidla pro přidávní patiček
• Pravidla pro odchozí zprávy

Použití pravidel

Portálu jsou přiřazena pravidla. Pravidlo může být používáno více portály.

U portálu mají pravidla nastaveno (drag & drop) pořadí v jakém se vyhodnocují.

Pokud je splněno pravidlo typu „zastavit pravidla", pravidla která jsou další v pořadí se už nevyhodnocují.

Nastavujeme:

• Klíčová slova, nebo regulární výraz
• "Nebo", nebo "a" mezi podmínky pro odesílatele, příjemce, předmět a tělo zprávy
• Rozlišování velkých a malých písmen

Vyhodnocované podmínky

Čárky oddělují klíčová slova (ve smyslu „nebo").

Pravidla pro třídění nových zpráv

Pravidla mají nastaveno pořadí v jakém se vyhodnocují.

Podmínky pravidla

Kromě podmínek stejných s podmínkami u spamových filtrů (výše) můžeme nastavit:

• emailový kontakt je uložený v daném adresáři nebo patří do skupiny
• pokud je pravidlo spněno, následující pravidla se již neuplatňují („zastavit pravidla")

Co pravidlo může vykonat

Např.:

• nastaví typ, zprávy, uloží do oblasti či projektu
• přidělí odpovědnou osobu (pokud má zpráva typ „Nepřečtená“, uvidí ji na pracovním stole)
• přidělí odpovědnou roli (pracovníkovi s odpovědnou rolí se zpráva nebude připomínat tím, že ji uvidí na pracovním stole, ale může s ní pracovat)
• zašle upozornění zodpovědné osobě

Pravidla pro zasílání automatických odpovědí a pro přidávání patiček

Můžeme mít různé automatické odpovědi pro různé typy zpráv.

Můžeme mít pravidlo, které naopak automaticku zprávu zakáže.

Šablony mailů a patičky jsou uloženy v oblastech, ale lze použít šablonu z libovolné oblasti.

V šabloně pro automatickou zprávu musíme nastavit bránu, ze které automatická odpověď odchází.