Moduly

Každý z úkolů má někdo na starost a bude pro to v metodice pravděpodobně vytvořen samostatný vzorový úkol. Požadavek bude připojen ke každému úkolu jakožt zpracovávaný objekt. Zpracovatel tak ví, se kterým požadavkem pracuje. Naopak u požadvku bude vidět, v rámci kterých úkolů byl zpracováván, a kdo se na nich podílel.

Úkoly se většinou k něčemu vztahují – k informaci, povinnosti, k zákazníkovi, pacientovi, projektu atd. U úkolu musí být zřejmé, kterého objektu se týkají (jistě byste nechtěli, aby vám udělali operaci plánovanou pro někoho jiného) – zpracovávaný objekt je touto vazbou.

V rámci pole je možné vazby na objekty vytvářet, rušit i k vazbám přikládat komentáře o zpracování.

Jeden úkol – více objektů

Jeden úkol se často týká více objektů (např. požadavků – jeden společný úkol slouží k dokumentaci jejich zapracování do návrhu řešení). K úkolu je možné přiřadit libovolný počet objektů.

Více objektů k jednomu je důležitý nástroj racionálního řízení úkolů

Úkoly se v projektech i mimo ně často vztahují k mnoha objektům. Například:

Navrhnout řešení (analyzovat) všechny požadavky jedné projektové etapy
Provést kontrolou trvanlivosti všech léků ve skladu
Provést revizi všech zařízení v budově

Kdybychom pro každý objekt zadávali samostatný úkol, museli bychom vytvořit mnoho úkolů a následně by pracovník, který je řeší, musel každý jednotlivě ukončit. To sebou nese další problémy:

Není možné udělat pořádně výkaz práce – pracovník jistě nebude každou jedotlivou položku vykazovat
Není možné vygenervoat souhrnný protokol, protože protokol se generuje k úkolu
Revizi, že je práce dokončena, by musel revidující pracovník také provádět v mnoha úkolech

Zpracování objektů, které je společně plánované, kontrolované a zadávané, by mělo být zadáno v rámci jednoho úkolu. Naopak, pokud se provádí více činností s jednotlivými objekty, ale každá se samostatně plánuje nebo kontroluje, neměly by být v rámci jednoho objektu. Příklady jsou

Operace ve nemocnici
Interní audity projektů
Projednání různých soudních případů

Objekty mohou být i různého typu, vždy by ale mělo platit, že jde o objekty, kterých se činnost úkolu aktivně týká.

Práva zpracovávání objektů v úkolu

Úkol pracovat na nějakém objektu může řešiteli úlohy dočasně dát právo objekt upravovat.

Příklad: Pověříte pracovníka, aby u několika zákazníků z databáze ověřil jejich zájem dále dostávat informace a novinky (obnovit GDPR souhlas). Vytvoříte pro tyto kontakty úkol a nastavíte ve volbě Způsob práce, že pracovníci řešící úkol mohou objekty měnit. Díky tomu mohu aktualizovat informace a adresáři, ale po dokončení úkolu jsou pro ně tyto informace opět pouze pro čtení. Díky tomu můžete mít informace dobře chráněné a přesto je nechat upravit.

Přitom musí platit:

Pracovník, který úkol podle příkladu vytváří, musí mít sám právo kontakty editovat – není možné přidělit někomu právo, které sám autor úkolu nemá.

Pracovníci, kterým právo zpracování přidělujete, musí mít právo upravované objekty vidět. Přidělením úkolu je možné dočasně povolit úpravy, ale nelze tím porušit právo vidět inforamce. Pokud byste úkol takto zadali, pracovník by viděl úkol, ale nemohl by otevřít detail připojeného objejktu.

Postupné zpracování a poznámky

U všech objektů, které jsou u úkolu přiřazeny, je možné postupně poznamenávat, v jakém stavu je jejich zpracování případně dopsat poznámku. Tuto poznámku mohou řešitelé upravovat, i když nemají právo upravovat samotné objekty.

Příklad: Dáváte pracovníkovi za úkol obvolat zákazníky, kteří u vás mají zboží k vyzvednutí. Pracovníci nemají důvod aktualizovat informace u klientů, ale potřebují si poznamenat, s kým už mluvili a komu mají volat znovu. U těch, kteří už byli kontaktováni, mohou poznamenat, že je úkol dokončen, u jiných si poznamenat, co je třeba. Celý úkol dokončí poté, co zpracují všechny připojené kontakty.

Zpracovávání objektů ve více krocích

Pokud jsou úkoly zpracovávány ve více krocích, pravděpodobně budete potřebovat opakovaně projít i všechny připojené objekty. Je proto možné pomocí tlačítka Znovu najednou značky zpracování všech bodů zrušit a vrátit vše "na začátek" do nového kola zpracování.

Hromadné zrušení všech značek stejně jako hromadné ukončení nemění příznak, že je ve zpracování problém (stavy Neplatný a Vyřazen). Nehrozí proto, že by se toto ručně nastavené upozornění omylem přepsalo.

Upozornění:

Stavy u objektů nejsou oficiální záznamem o zpracování a nejsou uchovávány!

U jednotlivých objektů si můžete poznamenávat stav, jak to je se zpracování. Tento stav slouží pouze pro vaši informaci. Není dlouhodobě ukládán a ve chvíli, kdy úkol či prolém ukončíte nebo zrušíte, u všech objektů se nastaví, že jsou ukončeny nebo zrušeny.

Pokud je třeba poznamenat, že některý ze zařazených bodů nebyl dořešen, měli byste na něj vytvořit nový úkol, aby byl byl dořešen samostatně. Podrobnosti zpracování je možné uložit do poznámky u objektu, tak mezi záznamy o zpracování zůstává uložena dlouhodobě.

Pokud problém nebo úkol ukončíte a znovu otevřete, nejsou příznaky u objektů aktualizovány nebo vráceny do stavu před ukončením.