Moduly

Evidence pracovníků umožňuje evidovat potřebné a užitečné informace o zaměstnancích, spolupracovnících, jednatelích a jiných lidech, kteří mají s organizací smlouvu. Registrovaný pracovník může, ale nemusí být uživatelem systému, ale pokud jím je, dává evidence výrazně větší možnosti automatizace personální agendy.

Více o rolích podporovaných modulem.

Více o bezpečnosti dat personalistiky.

Možnosti personalisty

Evidenci zaměstnanců si udržuje personální oddělení, ale je přístupná každému zaměstnanci pro jeho vlastní pře hled

U zaměstnance je možné

Evidovat pracovní vztahy, které má a historicky měl
Evidovat dovolené a pracovní volna
Udržovat přehled vzdělání, kvalifikace a školení
Udržovat přehled hodnocení od vedoucího
Držet elektronicky všechny dokumenty
Udržovat přehled o čerpaných benefitech

Možnosti pracovníka

Pracovník, který je uživatelem systému, má možnost:

Vidět přehled své dovolené (čerpání a nároku na dovolenou)
Zaslat žádost o dovolenou
Nahlížet do složky své dokumentace (v souladu s GDPR právem)
Vznášet připomínky, pokud dokumentace není správná
Vznášet žádosti na benefity

Pracovník HR

Má možnost evidovat vybrané zaměstnance
Přidávat nové zaměstnance a zřizovat jim účty v systému
Blokovat uživatele
Zasahovat do složky dokumentů zaměstnance

Pracovník HR vidí informace pouze o zaměstnancích, které má na starost. Jednoho zaměstnance může mít na starost více pracovníků HR (důležité pro zajištění zastupitelnosti).

Operace personalisty s pracovníkem

Vedoucí HR

Vedoucí má stejná možnosti, jako pracovník HR, kromě toho má možnost určovat, který pracovník HR smí pracovat se složkami kterých pracovníků.
Vedoucí má právo generovat sestavu s přehledem pracovníků pro účely vstupu do mzdového systému.

Vedoucí HR má možnost udělit pověřit personalistu správou pracovníka. Více k tématu viz oddíl Odpovědný personalista.

Časté otázky

Musí být zaměstnanec uživatelem systému?

Zaměstnanec nemusí mít účet a nemusí být uživatelem systému. Nebude samozřejmě možné využívat nástrojů komunikace s ním a dokumentace např. seznámení se s povinnou dokumentací, hodnocením školení apod.

Pokud zaměstnanec je současně uživatelem, umožňuje systém plnou podporu funkcí, které zjednodušují administrativu i dávají zaměstnancům užitečné přehledy.

Je možné rušit a obnovit záznam o pracovníkovi?

Ano, záznam o pracovníkovi je možné zrušit nebo i smazat. Je ale nutné, aby u pracovníka nebyly registrovány žádné aktivní smlouvy.

Systém podporuje stavy:

Aktivní pracovník – v tomto stavu je možné vytvářet a měnit záznamy o smlouvách
Připravený – záznam je připravován, ale pracovník ještě není aktivní.
Všechny smlouvy ukončeny – byl ukončen poslední kontrakt pracovníka
V koši – složka je odstraněna v koši, není viditelná ani mezi uzavřenými složkami. Odstranit je možné pouze uzavřenou složku, nebo složku v přípravě (neaktivní). Stav odpovídá vyřazení z archivu

Zcela odstranit je možné složku, která byla předtím smazána do koše. Teprve skutečné odstranění z koše je ekvivalentem skartace.